CTIソリューション

FAX受信・FAX仕分け業務向け FAXサーバーシステム

受信FAXを発信者番号やTSIコードで自動仕分け、電子ファイリングします。また受信FAXの自動返信や仕分け印刷、ならびにイメージ検索ができ、受信FAXのデータ入力業務効率化と省資源化を実現します。

概要

受信FAXのデータ入力業務の効率化/省資源化を実現
FAXをサーバーPCで自動受信し、紙には印刷せず自動仕分け/電子ファイリングします。受信FAXの自動返信・仕分け印刷や、電子ファイリングしたFAXの検索をサポートします。

• 紙やトナーは不要
• 受信FAXの仕分け作業、FAX受信紙を綴じる手間、保管スペース/費用が不要
• 受信FAXにメッセージを上書きした受信確認書、注文請書等を自動返信
• 夜間にお客様への連絡等を自動同報送信、回線を効率的に使用
• FAX検索機能により、顧客からのお問合せに素早く対応

特長

FAX受信・仕分け業務の自動化
ナンバーディスプレイを利用して顧客の特定を行い、受信したFAXを自動的に仕分けてディスクに格納するので、仕分け作業が不要。オペレーターも席を立って受信FAXを取りに行く必要がなくなります。また、FAXは紙に印刷せず画像のままエスカレーション/自動ファイリングするので、ペーパーレスによる省資源化を実現できます。

FAX送信業務の効率化「FAX自動返信機能」
顧客ごとの返信先へ受信確認メッセージ等を貼り付けて自動返信できるので、送信に人手がかからず、手動送信に比べ、誤送信が激減します。これにより、受信確認電話が減り、効率的に業務をこなせます。また、夜間など空き時間に顧客に対するお知らせを自動送信する等、FAX送信にかかる人手の省力化と回線の効率化が図れます。

顧客情報印刷による入力の効率化「仕分け印刷機能」
ナンバーディスプレイや、TSIコードを利用して顧客の特定を行い、受信したFAXイメージに、顧客コード等のエントリー情報を追記して帳票印刷することで、オペレーターの入力作業効率化が図れると共に複数のプリンター装置に仕分け印刷することで、人手による帳票の仕分け作業が無くなります。

• ※仕分け印刷機能はオプションになります。

顧客への同報通知業務の効率化「一斉同報機能」
新製品のご案内、終売品のご案内、バーゲンや休業案内など、あらかじめ準備された画像データや、それらに日付やメッセージ等をオーバーレイさせて送信できます。夜間や受信量の少ない時間帯に自動送信できるので、回線効率が良く、より少ない回線でのシステム構築が可能です。

• ※一斉同報機能はオプションになります。

FAX保管・検索業務の効率化
処理が終わったFAXデータは、自動的に電子ファイリングされるので受信FAX紙をファイリングする手間や、保管するスペース代がかかりません。
また、受信日や顧客名等のキーワードと関連付けて電子ファイリングするので、お問合せに対する検索を省力化、素早く回答できるので顧客満足度もアップします。

FAX処理滞留監視
FAXの送受信状況、処理状況を監視できます。

• FAX送受信や受注入力処理が滞っていないか（トラブルが発生していないか、発生しているとすればどこか）、一目でわかります。
• 処理における滞留数を一定間隔で監視し、警告ログや障害ログを出力します。これにより、システム運用の問題点や、万が一の障害検知に役立ちます。

広域分散/回線の効率的使用
広域に散らばる受注拠点からのFAXを転送し、受注センターを一箇所にまとめることができます。また、逆に各拠点からもデータ参照ができるので、支店毎の細かな顧客対応も可能になります。

製品構成

標準

標準製品名と概要

製品名	概要
4回線FAX外線ボード	相手先FAXとの通信用ハードウエア
FAXボードドライバー・ライブラリー	FAXボード制御用ドライバーソフトウエア
DIACALL基本ソフトウエア FAX管理機能（基本）	FAX管理入出力機能稼動前提モジュール
自動仕分け/ファイリング機能	受信時に得意先を特定しデータベースへ格納する機能
FAX自動返信機能	受信FAXの自動返信（受信確認）を行う機能

オプション

オプション製品名と概要

製品名	概要
仕分け印刷オプション	FAX受信時に設定された仕分けグループ毎に異なるプリンターへ印刷。 管理端末上のメンテナンス機能を含む。
一斉同報オプション	FAXの一斉同報機能。 管理端末上の管理画面機能を含む。

FAX受注・データエントリー業務向け FAX受注システム

受信するFAX帳票のフォームに制約が無く、データエントリー業務でのオペレーター依存度の低減ならびに業務効率化と、顧客満足度の向上が実現できます。さらに、システム導入企業の業務実態に合わせた段階的な機能構築が可能です。

概要

オペレーター依存度の低減、業務効率化、顧客満足度の向上を実現
FAX受注システムとは、さまざまなFAX受信フォーマット用紙からのデータ・エントリー業務を、サポートするシステムです。さらに、お客様の業務状況に合わせた段階的なシステム導入や機能拡張が可能です。

• 豊富なイメージ編集機能によりコメント追記などが容易で、ペーパーレス化が可能
• 見やすく入力しやすい入力アプリケーションにより、オペレーター教育を短縮
• データベース連携により発注元自動入力や入力候補表示/選択入力、入力業務を効率化
• 入力データとFAX画像を関連付けてファイリング、お問合わせにも素早く対応可能
• 処理状況確認画面により、オペレーターの効率的管理が可能
• 業務状況に応じた段階的機能拡張が可能であり、最適な投資対効果を実現
• OCRシステムやコールセンター・システムとの連携が容易

特長

使いやすい入力画面
Windowsの「マルチモニター機能」を活用してFAX画面表示と入力画面を分離表示することで、見やすく使いやすい画面構成を実現します。

データ入力を支援
ナンバーディスプレイやTSIコードにより相手先を特定し、発注元や出荷先を自動入力、過去の取引履歴表示など、受注入力業務の生産性を大幅に向上します。また、オペレーター教育期間の短縮が可能です。

入力業務オペレーター配置の最適化
処理監視画面により、入力処理が滞っていないか、滞っているとすればどこか、一目でわかります。支店間応援など、オペレーター配置の最適化も可能です。

広域分散/回線の効率的使用
広域に散らばる受注拠点からのFAXを転送し、受注センターを一箇所にまとめることができます。また、逆に各拠点からもデータ参照ができるので、支店毎の細かな顧客対応も可能になります。

ペーパーレス化を支援「イメージ編集機能」
受信したFAX帳票はエントリー端末にイメージ表示されると共に、帳票への定型文や自由文でのコメント貼り付けやチェックマークの追記などの「イメージ編集機能」を搭載。紙ベースと同様の追記操作が可能であり、ペーパーレス化への移行がスムーズに行えます。

多彩な「FAX帳票発信機能」
受信したFAX帳票に、固定メッセージを付加してFAX返信する「自動FAX返信機能」、受信FAX帳票に自由文でのコメントや記号などを貼り付けて送信する「FAX個別送信機能」、同一内容の文書を複数先に一斉配信する「一斉同報発信機能」などの発信機能が充実しています。

• 自動FAX返信：
  受信したFAX帳票に定型メッセージを付加して、送信先に自動返信します。返信作業の軽減と顧客サービスの向上を実現します。
• FAX個別返信：
  顧客情報と連動したFAX送信ボタンクリックで個別返信が出来ます。受注確認送信等のFAX返信業務を軽減、誤送信も防げます。
• 一斉同報発信：
  送信ボタンクリックで複数顧客にFAX送信するため、送信業務を軽減できます。新製品案内、終売品案内、バーゲンや休業案内など、あらかじめ準備された画像データや、日付・メッセージ等をオーバーレイさせて送信できます。夜間や受信量の少ない時間帯に送信できます。

製品構成

FAXサーバーシステム

標準製品名と概要

製品名	概要
4回線FAX外線ボード	相手先FAXとの通信用ハードウエア
FAXボードドライバー・ライブラリー	FAXボード制御用ドライバーソフトウエア
DIACALL基本ソフトウエア FAX管理機能（基本）	FAX管理入出力機能稼動前提モジュール
自動仕分け/ファイリング機能	受信時に得意先を特定しデータベースへ格納する機能
FAX自動返信機能	受信FAXの自動返信（受信確認）を行う機能

オプション製品名と概要

製品名	概要
仕分け印刷オプション	FAX受信時に設定された仕分けグループ毎に異なるプリンターへ印刷。 管理端末上のメンテナンス機能を含む。
一斉同報オプション	FAXの一斉同報機能。 管理端末上の管理画面機能を含む。

FAX受注入力システム

オペレーター端末製品名と概要

製品名	概要
受注システムパッケージ（受注エントリー機能）	CTI連携による入力支援機能をサポートしたデータエントリー機能。 カスタマイズが前提。
受注システムパッケージ（FAXクライアント）	受注エントリーと連携してエントリー業務を支援する機能。 FAXイメージ表示、FAX送信要求、FAX検索、取り出し優先順に従った次FAX取り出し機能。

管理端末製品名と概要

製品名	概要
受注システムパッケージ （マスタメンテナンス機能、 システム稼動管理、統計・集計）	システムの維持運用、業務運用の改善を支援する 受注センター業務管理者・システム運用管理者機能

バッチ製品名と概要

製品名	概要
受注システムパッケージ （送受信・日次（夜間）処理）	カスタマイズが前提。 ホスト送信：受注データ ホスト送信：受注データ 日次処理：データコンデンス、実績集計、ログクリア等

• ※製品構成には、FAXOCRシステム MELFOSの機能は含まれておりません。

注文・クレーム等電話受付業務向け コールセンターシステム

概要

電話対応業務の効率化/省力化に大きく貢献
電話業務のCTIシステム化により、電話応対の効率化、省力化が図れます。また、オペレーター増員を最小限に抑えることができます。

特長

最適なオペレーターへの電話振り分け
オペレーターの負荷が均等になるように電話を振り分けたり、ナンバーディスプレイを利用して、顧客の自動特定を行い、かかってきた電話を最適なオペレーターに自動配信することができます。また、自動音声応答を利用して、用件に対応できるオペレーター・グループへ電話を振り分けることも可能です。

オペレーター負荷の軽減
オペレーターが全員電話応対中の場合、CTIサーバーが電話を受付け自動音声応答し、お客様のご用件を録音することができます。オペレーターは、録音された音声を聞いて、お客様へコールバックできます。
オペレーターはボタン操作で離席及び着席の通知ができ、離席中のオペレーターには電話がかかりません。休日や夜間は、全てのオペレーターが離席状態になるので、CTIサーバーが全ての通話に対応します。

電話応対業務の可視化
電話応対の平均時間、曜日毎の受信件数、時間帯別の受信件数、オペレーター毎の稼働率などのデータが取得でき、電話応対業務を可視化できます。また、統計データに基づいた効率的なオペレーター配置が可能となります。

受注業務向け 電話・FAX受注システム

概要

CTIを活用した電話・FAX受注システムの導入により受注業務の生産性が大幅に向上
電話・FAX受注業務のCTIシステム化により、電話応対の効率化、FAX業務省力化が図れます。 また、電話待ちの間に、FAX処理を行うなどして、オペレーターの負荷変動を最小限に抑えることができます。

特長

受注業務オペレーター人員の最適化
発注元の自動表示、過去の受注履歴の表示、商品マスタの整理、出荷先の自動選定、FAXの自動仕分けなどの機能により、受注業務の生産性が大幅にアップします。また、統一された操作環境により、支店間応援など、オペレーター負荷の平準化も可能です。

オペレーター教育期間を短縮
熟練オペレーターのノウハウをシステム化するとともに、統一された操作感を提供しており、オペレーター教育期間を短縮できます。システムの提供する難易度別自動仕分け機能により、簡単な業務を新人に振り分け、新人も即戦力として活用できるとともに、ベテランは難易度の高い業務に専念でき、技量に合わせた業務遂行が可能となります。また、個人毎、グループ毎の業務遂行状況が可視化でき、管理、運営がしやすくなります。

誤り率削減
難易度別の自動仕分け、データベースによる過去の受注履歴との比較、選択方式のデータエントリーなどの機能により、エントリー誤りを削減できます。

システムをライフサイクル全体として管理したワンストップ保守で、お客様の安心感、満足度の向上を実現しています。
ご契約内容・期間に合わせたサポートをご提供いたします。

障害内容の切り分け、電話、遠隔装置による障害情報の収集、復旧支援をワンストップ対応で行います。
窓口で対応できない障害については、IE派遣手配、SEへのエスカレーションを行うとともに、受け付けた障害については、ヘルプデスクシステムにより対処完了までのフォローを行うなど、お客様の満足できる復旧レベルまで、しっかりとサポートいたします。

オプション契約により24時間365日体制でお客様からの連絡を受付るコールセンターサービスをご提供します。
万が一の障害発生時にも、エキスパートが迅速に対応します。IE派遣手配、SEへのエスカレーションを含めた復旧支援を行います。

システム構築・運用のためのアドバイス、リモート接続による動作監視、各種設定確認を行います。

問題発生時には、判明している解決策/回避策を提示。 修正モジュールの配布やリモート接続による対応も行います。

契約ソフトウエア製品にバージョンアップが発生した場合、改版製品をご提供いたします。

障害発生時にお客様の機器設置場所に赴いて修理作業を行います。

年間保守契約を締結されないお客様向けとして、障害発生の都度有料で修理対応を行う保守サービスです。

弊社にて構築したシステムに他社製品が含まれる場合、それら製品についても一括で保守契約代行からサポートまでを行います。