「ほうれんそう」できていますか？・下

上司「頼んでいた報告書の進行状況は？」
部下「少し遅れていますが、なんとか間に合うように頑張っています」

この上司と部下の短いやり取りの中には、実はいくつか問題が隠れています。一番の問題点は、スケジュールが遅れていることを認識していながら、上司に指摘されるまで報告をしていないところです。
そして、なぜ遅れているのか、どのくらい遅れているのか、間に合わせるために何をしているのかという説明が曖昧なので、状況が把握できません。上司に相談せず、自分で勝手に判断をして業務を進めているとすれば、そのことも問題だと言えるでしょう。
「ほうれんそう」は速やかに、且つ具体的に行うのが鉄則です。この問題点を改善すると以下のような回答になります。

部下「明日中に提出する予定だった報告書ですが、先方の担当者が急遽不在になってしまい、1日遅れる可能性が出てきました。予定通り進めるために、関係部署からデータ収集して作成しようと考えていますが、他に何か対処法はあるでしょうか」

このように必要な情報だけを抽出して、なるべく簡潔にまとめることがポイントです。あくまでも一例ですが、ぜひ参考にしてください。

・急に会社を休まなければいけないとき

体調不良などで急に会社を休まなければいけなくなったときは、始業時間前に連絡するのが大前提です。休む必要があると判断した時点で速やかに連絡しましょう。
メールでの連絡は確認が遅れることも考えられるため、特に指定がない場合は電話での連絡が良いでしょう。
また、休む理由と共に自分が担当している業務の進行状況も報告し、急ぎの仕事を抱えているときには引き継ぎを依頼しましょう。

・自分の業務を他の人に引き継ぐとき

他の人に自分の仕事を引き継ぐ場合は、相手が仕事を引き受けられる状況かどうかを確認し、余裕のあるスケジュールで引き継ぎの相談をしましょう。業務内容を伝えるときは、いつまでに何をしなければならないのかを、端的にわかりやすく説明することを心掛けてください。その後、相手の理解度に合わせて徐々に内容を掘り下げていくと上手く伝わります。
引き継ぎが終わった後も、相手が自分や上司に「ほうれんそう」をしやすいようにフォローをしてあげましょう。

・他の人の業務を引き継ぐとき

自分が他の人から業務を引き継ぐ場合も「ほうれんそう」が欠かせません。引き継ぎ依頼を受けたら、自分が抱えている仕事を整理して、引き受けられるかどうかを早めに報告します。無理をして引き受けることで、かえって周りに迷惑をかけてしまうこともあるため、状況によっては断る勇気も必要です。引き受ける場合は、引き継ぎによって業務が増えたことを周囲の人に連絡し、自分の業務状況を共有しておくといいでしょう。
また、元の担当者と連携を取りながら、わからないことはすぐに相談できるような環境を整えておくことも大切です。

「ほうれんそう」の土台となるのは、職場の円滑なコミュニケーションです。行う側と受け取る側で協力をしながら、スムーズに情報共有ができる環境を作ることが、双方が満足できる「ほうれんそう」の実践へとつながります。社内のチームワークを強化するためにも、職場環境から「ほうれんそう」を見直してみませんか？

「ほうれんそう」できていますか？・上　を読む