明日から実践できる在宅勤務・リモートワーク時のルール[まとめ]

働き方改革の一環として、導入する企業が増加している「リモートワーク」。新型コロナウイルス感染症対策として、リモートワークを取り入れたという企業も増えてきました。在宅勤務により「通勤する必要が無くなり楽になった」、「業務を止めることなく進めることができた」というポジティブな声が上がる一方で、マネジメントを求められる側の立場の人はやり辛さを感じているのではないでしょうか。各々が違う場所で働くことで「部下に対面指導ができない」、「仕事の進捗が見えにくい」、「メンバーのモチベーションが見えにくい」など、マネジメントをする上でのデメリットは少なからずあるのも事実です。
リモートワークの利点を活かし、チーム・組織としてのパフォーマンスを高めるには、新しい環境に合わせたルール整備がポイントになります。そこで今回は、在宅勤務・リモートワークを実施するうえで取り入れたいルールや、ルール策定のポイントについてご紹介します。

リモートワークに起こりがちなマネジメントにおける弊害とは

リモートワークの導入は単に出勤スタイルが変化するだけでなく、業務管理や出退勤管理、新しいセキュリティーガイドラインの策定など、通常のオフィス業務とは異なる点がたくさんあります。既にリモートワークを導入された企業の中には、これまでには起こらなかった弊害を感じた経験もあるでしょう。
ここでは改めて在宅勤務・リモートワーク導入時に起こりがちな弊害について、マネジメントという視点で見ていきましょう。「他にもこういう弊害の可能性がある」ことを知ることも、ルールを策定する際には大切です。

・従業員の業務管理が行いにくい
リモートワークでは従業員の働く姿が間近で見えないため、従業員の労務管理や人事評価が難しいという点が挙げられます。予定していた作業に遅れが生じてしまうことや長時間労働を防ぐために、リモートワークに対応した勤怠管理方法を取り入れるなど、適切な対策が必要でしょう。また、評価制度もリモートワークの実施に合わせ、基準の見直しが必要な場合もあります。

・コミュニケーション不足や孤独感を感じやすい
従業員それぞれが離れた場所で仕事を行うようになると、対面でコミュニケーションを行うことが大幅に少なくなります。一日中家にこもって仕事をするという人もいるため、孤独感を抱いたり精神的に不安定になってしまうケースも少なくありません。また、従業員間で必要な情報が共有されずに、業務を進める上での判断を誤ってしまうこともあるでしょう。
リモートワークを行う場合は、これまで以上情報共有ができる仕組みや、従業員のメンタルケアという面にも気を配る必要があります。

・モチベーションの維持がしにくく生産性が下がる
リモートワークでは、良い意味でも悪い意味でも「上司から見られている」機会が減りがちです。そのため、良い意味での緊張感が薄れてしまい、仕事とプライベートの境目が無くなってしまうこともあるでしょう。その結果、仕事に対するモチベーションを維持しづらいと感じてしまうことが考えられます。また、業務を進める上での壁や問題に直面している部下へのフォローが遅れがちになってしまい、結果的に生産性が低下してしまう可能性もあります。
従業員のパフォーマンスを高めるためにも、企業の方針やチームの目標、自身の役割をどのように意識させるか、そしてアウトプットの見せ方や粒度についても、これまでとは変えていく必要があるでしょう。

リモートワーク導入時に取り入れたい運用ルール3選

ここまでにご紹介した弊害を解消するためにも、リモートワークを導入するうえで決めておきたい運用ルールについてご紹介します。「これからリモートワークを導入したいが、どんな対策が必要か悩んでいる」、「適切な運用ができておらず、見直しをしたい」という場合は、まずルールの制定や見直しを行ってみましょう。

(1)仕事のスケジュールを共有する

リモートワークでは、普段よりも仕事の進捗が見えにくくなりがちです。そのため、仕事のスケジュールをより詳細に記載し共有しておきましょう。上司と部下の間だけでなく、メンバー間でスケジュールを共有することで、お互いの進捗状況が分かり、フォローし合うこともできます。また「見る目」が働くことで、計画に沿って仕事をこなすよう促す効果もあります。
例えば、クラウド上のカレンダーに各々が予定を記す、業務開始時に1日の仕事の予定を、そして業務終了時に進捗や課題をチャットツールで送るなど、方法は様々あります。

(2)ワークタイムの共有化

リモートワークは場所や時間に縛られることなく働けるという大きなメリットがあります。しかし、勤務時間がメンバー間で大きくずれてしまうと、仕事の連携が取りにくくなったり一体感が生まれにくくなります。
そこで、リモートワークを実施する際も、できるだけ業務を行う時間(ワークタイム)を共有できるようにしましょう。イメージとしては、フレックスタイム制のコアタイムのような「全員がネットワークなどで連絡が取れる時間」を決めておくと良いでしょう。この時間内にミーティングを設けるルールとしておくことで、会議運営も無理なく行うことができます。

(3)積極的な通話を推奨する

リモートワークでは、自然と人との接触だけでなく雑談の機会も減ってしまうものです。それくらい問題ないと考える方も多いかと思いますが、何気ない会話が減ることによって孤独感を覚えたり、精神的に不安定になってしまったりするケースもあります。また、何気ない雑談の中から仕事に関する気付きや、新しいアイデアが生まれることも少なくありません。
そこで、リモートワークでメンバー同士が離れていても、気軽に雑談ができるような環境を会社として用意しましょう。コミュニケーションアプリやチャットツールで雑談専用の場を設ける、週に1回は必ずチームミーティングの場を設けるなどが、従業員のメンタルケアにも繋がります。
また、オンラインでのランチ会など業務と離れた場で雑談できる機会を作るのもおすすめです。

ルール作りのポイント

上記3つを取り入れたい運用ルールとして取り上げましたが、これらはあくまで一例です。在宅勤務時のルールは、チームのメンバー構成や業務内容なども鑑みた上で、柔軟性をもたせて決めていくことをおすすめします。ここでは、ルール作りのポイントや意識しておきたい点についてご紹介します。

・性善説に立ってルールを考える
対面する機会が減ってしまう分、より厳重な管理が必要と考える方も多いはずです。しかし、「目が届かないから仕事をサボる人がいるかもしれない」という性悪説を基にリモートワークを取り入れることはやめましょう。リモートワーク中の行動をまるで監視しているような管理やルールを導入してしまっては、本来の柔軟な働き方である利点が失われてしまいます。また、リモートワークを推進しようとしても「出勤するよりも働きにくい」という状態に陥りかねません。
リモートワークのルールを策定する際は従業員を性善説で捉え、リモートワークのよさを最大限発揮できるようなマネジメントを行うといったスタンスで考えましょう。

・「サボる」だけでなく「やりすぎる」という点にも、きちんと目を向ける
先程ご紹介したようなマイナスな考えが先に浮かぶかもしれませんが、反対に「働きすぎているのでは」という点にも目を向ける必要があります。
リモートワークを導入する際、目標管理制度に基づく成果主義の評価に切り替えることも多く、結果だけに目線が行ってしまうと、「成果を出さなければサボっていると思われるのでは…」という気持ちが強まることが考えられます。その結果、長時間労働につながってしまうケースも少なくありません。
成果を出すことももちろん大切ですが、プロセスや自身が成長するための知識習得なども評価基準となるような人事制度を策定するようにしましょう。そして、頑張りすぎる従業員をウォッチできるよう、就業時間を客観的に把握するシステムの導入も検討しましょう。

・企業の考えや目的をハッキリさせておく
ルールやガイドラインを作るのであれば、「なぜリモートワークを導入するのか」といった企業としての考えや目的をハッキリと示すことをおすすめすします。リモートワーク導入を選んだ理由や、どのような課題を解決したいために選択したのかなど、企業側だけでなく従業員としてのメリットにも着目して考えましょう。漠然とした理由だけで実施してしまうと、従業員の働き方に差が生まれてしまう可能性があります。従業員の見解の相違を防ぐためにも、考えや目的を明文化しておくようにしましょう。

・コミュニケーションに関するルールも忘れずに
リモートワークでは、上司からの仕事の打診、部下からの質問、従業員同士の雑談など、あらゆるコミュニケーションが取りにくくなりがちです。そのため、コミュニケーションが減ることへの対策も考えておくと良いでしょう。反対に、就業前や就業後といった就業時間外にまで業務連絡をしないよう、注意しましょう。オンとオフのメリハリはしっかりと設け、隠れ労働が生まれないようにすることも大切です。
また、会議の内容によっては、対面でのコミュニケーションのほうが良い場合もあります。必要に応じて対面のミーティングを設ける場合があることを、従業員に周知し理解を得るようにしましょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染拡大により緊急事態宣言が発令され、十分なルール整備ができないままリモートワークを強いられた企業も多かったことと思います。非常事態時に限らず、働く場所にとらわれないリモートワークは働き方改革の一環としても取組が推奨されており、採用市場における強みになる要素です。そのため、一時的なリモートワーク導入で終えてしまうのは、将来を考えるとデメリットとなる可能性もあるでしょう。
リモートワークの運用ルールはPDCAを回すことで、よりその組織に適したものへと変えることができます。制定したルールが本当に上手く機能しているかをしっかりと検証した上で、必要に応じて見直しながら運用していくことが、マネジメントをする側・される側の両者にとってメリットのある働き方となるのではないでしょうか。

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