テレワーク・リモートワーク下での正しいマネジメント方法を紐解く

ニューノーマルの働き方として広がりをみせているテレワーク・リモートワーク。以前から働き方改革の一環として推奨されていましたが、新型コロナウイルスの流行を機に取り入れ始めたという企業も多いのではないでしょうか。しかし、導入準備もままならないまま従来とは異なる働き方がスタートしたことで、従業員のマネジメントに苦慮しているという声も少なくありません。
そこでこのコラムでは、リモートワーク下でのマネジメントで意識しておきたいポイントや具体的な施策、注意点などについて解説していきます。この記事を参考にしていただくことで、現状のリモートワークにおけるマネジメント課題に気づいていただくと共に、いかにチームのメンバーを守り、業績を上げることができるかを探ってみてください。

リモートワーク下のマネジメントで意識すべき5つの視点

まずはマネジメントを行う側が、テレワーク・リモートワークをする従業員とコミュニケーションをとる上で意識しておきたい、「5つの視点」をご紹介します。

(1) 従業員一人一人について理解する
リモートワーク中は従業員と直接顔を合わせることができないからこそ、メンバーひとりひとりをより深く理解することが必要になります。どのような性格で、どのようなスキルがあり、どのような役割を担っているのか、育児や介護を担っているのかなど様々な視点でメンバーを把握しましょう。
その上で、それぞれのメンバーに求める成果を短期・中期・長期で定め、目標を共有するようにしましょう。
リモートワークに対する個人の捉え方は、「自由を感じる」、「孤独感がある」、「仕事とプライベートは分けたい」など様々です。リモートワークに抱いている従業員の思いをどのように受け入れるのか、ケアをしていくのかという点も忘れてはいけません。

(2) より明確な意思疎通
直接顔を合わせてのコミュニケーションであれば、お互いの表情や声のトーンなどを確認しながら会話を進めることができます。しかし、リモートワークでのコミュニケーションではそのようなマネジメントは成り立ちません。オンラインでの音声通話やチャットでのコミュニケーションが中心となり、意図を正しく伝えることが難しい状況だからこそ、原理原則に従い、誤解や勘違いが起きないような明確な意思疎通が重要視されます。そのため、マネジメントを行う側は説明能力や文字によるコミュニケーション能力がより一層求められることを理解しておきましょう。

(3) 一人一人に合わせたコミュニケーション
同じ空間で働いていないからこそ、従業員とのコミュニケーションは大切です。ですが、過度と思われるようなコミュニケーションや、監視ではないのかと勘違いされてしまうようなコミュニケーションでは逆効果です。
例えば、「集中型の従業員には不要な連絡はしない」、「働きすぎになりがちな従業員には適宜休憩をとるように促す」など、一人一人に合ったコミュニケーションを心がけるようにしましょう。

(4) リモートワークは信頼関係で成り立つもの
業務の進め方やスケジュールについては、メンバーの裁量にある程度委ねることが重要です。リモートワークは従業員の姿が見えない分、「サボっているのではないか」と疑心暗鬼になり、過剰な管理を行ってしまう傾向があります。しかし、過剰な管理は従業員の意欲や生産性を損なうだけでなく、不信感を生む恐れがあります。
マネジメントする立場とされる立場、相互を信頼して初めて成果が生まれます。リモートワーク下においては自律的に働くことを促すだけでなく、仮にミスをしたとしても相手を疑う前に注意深く状況を把握して原因を一緒に考えることが大切です。

(5) 従業員への支援
リモートワークでは、従業員が働きすぎてしまうという問題点も指摘されています。特にプレッシャーを感じやすいタイプの人は頑張りすぎてしまい、結果的に長時間労働となってしまう傾向があるでしょう。そのような状況を放置してしまうと、精神的にも不調を感じうつになってしまう可能性も否定できません。
そのようにならないためにも、従業員のタスクや進捗については適宜確認しましょう。計画したスケジュール通りに進んでいないことがわかれば、的確なアドバイスや支援体制を構築していくことも重要です。

具体的なマネジメント方法

ここからは具体的なマネジメント方法について、いくつかの例をご紹介します。リモートワークのマネジメントに必要な視点を押さえたうえで、どのような方法が効率的なのかを理解しておきましょう。

リモートワークを円滑に行うためにツールを活用する

リモートワークを取り入れるにあたって、ビデオ会議、チャット、タスク管理などができるツールの導入は基本といっても過言ではありません。ツールにはそれぞれ特長があるため、用途に合ったツールを見極めて使い分けるようにしましょう。また、ツールにはいくつかの用途を兼ね備えたものもあるので、マルチに利用できるツールの導入を検討するのもおすすめです。

オンラインコミュニケーションツール Slack
Google Chat など
Web会議ツール Zoom
Teams
Google Meet など
タスク管理ツール Asana
Airtable
Trello など
目標やゴールを明確にする

自分に与えられたミッションの目標やゴールを明確にしておくことで、リモートワークでも次のアクションが明確になりモチベーションの向上が期待できるほか、進捗の把握がしやすくなります。また、ゴールを設定する際はマネジメント側から指示するだけでなく、従業員の意見を聞き、尊重しながら設定することも重要です。
そして目標やゴールを決めるだけではなく、期限を設けましょう。どんな小さなタスクでも、期限を設けることは大切です。その場合、「なるべく早く」などの曖昧な表現は避け、本日中なのか、今週中なのかなど明確に設定しましょう。

1on1ミーティングや朝会・夕会などの機会を設ける

マネジメントをする上で、従業員が日々感じていることや悩んでいることなどを把握することは重要な要素のひとつです。そこで、1on1ミーティングや朝会・夕会などの機会を意識的に設けましょう。メンバーの課題や不安などを把握するためだけでなく、信頼関係の構築やコミュニケーションの活性化にも繋がるため、有効です。
また、場を設けるだけでなく、課題共有の場の「質」を高めることも重要なポイントです。1on1ミーティングでは事前にアジェンダを作成してもらったり、最後には次に取り組む業務を決めたりすることで有意義なミーティングにすることができます。「今週の作業内容」「残りの作業」「悩みごと」などで分けた報告用テンプレートを作成しておくと、共有がしやすくなるでしょう。
オンラインでも顔と顔をあわせ、1週間に1回、15~30分程度の会話が、従業員との繋がりを深めてくれるはずです。

相談や雑談が可能な場を作る

オフィスにいる時は、困ったことがあってもすぐに周囲の人に質問や相談ができたり、雑談をすることも可能です。しかしリモートワークでは、これまで気軽にできていたちょっとした会話が難しいと感じる人が多いはずです。そこで、チャットツールなどに「なんでも相談ができるルーム」「雑談ルーム」などを設けてみましょう。メンバーそれぞれが自由にメッセージを書き込み、不安や孤独感の解消に繋げる環境を作ることが大切です。

マネジメントにおける注意点

リモートワークにおけるマネジメントであっても、従来のマネジメントと大きな違いはありません。しかし、今まで以上に的確に適切なマネジメントを行うべきだと考えます。これまではこのやり方で伝わっていた、成果が上がっていたからと思っていては、状況の変化に対応できなくなってしまうはずです。
変化に対応するためには、マネジメントをおこなう側の意識や考え方を変えることが大切です。
一定のルールを設けつつもメンバーひとりひとりを信頼し権限を譲渡する、個々に定めた目標に対して達成するためのフィードバックを欠かさない、企業方針や社内の状況といった情報はオープンにすることを心がけましょう。
テレワーク・リモートワークの最大の目的は、業務の効率化と生産性の向上です。本来のリモートワークの目的やパフォーマンスにコミットするための意識を、従業員と共有し浸透させていくことが、リモートワークでのパフォーマンスを最大限に発揮するための近道と言えるでしょう。

まとめ

新型コロナウイルスによってもたらされたニューノーマルにおける働き方は、いまだ正解が出ておらず多くの企業が模索している最中です。そのため、これからも情報収集を行い、新しいワークスタイルに対応できるような柔軟な姿勢が求められています。日々、働き方がアップデートされる中でのマネジメントは課題も多く難しいかもしれませんが、まずは5つの視点の出来るところから取り入れてみましょう。先を見据えて、少しずつ工夫を加え続けるなど、どのような変化にも対応できるよう、ポジティブな意識で望まれてはいかがでしょうか。

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