今だからこそ考えたい「残業のルール」について

2019年4月より大企業、そして2020年4月より中小企業にも適用された時間外労働の上限規制。中小企業への適用から1年が経過しましたが、時間外労働や長時間労働をさせない取組は進んでおりますでしょうか。このコラムでは従業員の労働時間を管理する人事・労務部門や経営者の方に向けて、今だからこそ考えていただきたい残業のルールについて解説します。ぜひこのコラムを読み、残業に対する正しい知識や今後の就業規則づくりの参考にしてみてください。

時間外労働の上限規制について ~おさらい~

時間外労働に対する上限規制は、大企業が2019年4月、中小企業も2020年4月から施行されました。
時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がある場合で、かつ労使が合意する場合でも以下のルールを守ることが義務付けられました。

  • 年720時間以内
  • 単月100時間未満まで(休日労働含む)
  • 複数月(2~6ヶ月)平均80時間以内(休日労働含む)
  • 月45時間を超えることができるのは年6ヶ月まで(変更なし)

これらを超過し違反した場合は、罰則(6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金)を科されるおそれがあります。

「残業時間の上限規制について」制度の詳細情報についてはこちらのコラムを参照下さい。

残業の定義

ここで改めて確認しておきたいことが、残業の定義です。一般的に「残業」というと、企業が定めた所定労働時間を超えて労働した時間を指すとイメージされますが、法律上の残業、つまり時間外労働とは労働基準法で定められた「法定労働時間(1日8時間・1週40時間以内)」を超える時間を指します。
つまり、所定労働時間が8時間の企業であれば、そのまま残業時間=法外残業(法定時間外労働)=時間外労働となりますが、所定労働時間が7時間の企業の場合、1時間余計に仕事をしたとしても「法内残業(法定内時間外労働)」となり、法律上の時間外労働には含まれません。
働いた残業時間が「法内残業」なのか、それとも「法外残業」なのかにより、時間外労働の上限規制にあたるのかどうかだけではなく、割増賃金を支払う対象となるのかも変わってきます。労働時間を適正に管理することは、法令遵守の観点や従業員の過重労働防止だけでなく、賃金トラブルを防ぐためにも重要であると認識しましょう。

残業時間が増えてしまう・変わらない原因とは

新型コロナウイルス感染拡大防止措置として実施された緊急事態宣言。また、営業等の自粛要請などもあったため、令和2年(2020年)の所定外労働時間は一人平均9.2時間と、前年と比べて13.2%減という結果でした(※1)。しかしこれは新型コロナの影響によるものが大きく、厚生労働省の「令和2年版過労死等防止対策白書」によると、所定外労働時間は増減を繰り返しており減少傾向にあるとは言い難い状況と読み取れます。

[出典:令和2年版過労死等防止対策白書「第1章 労働時間やメンタルヘルス対策等の状況」(厚生労働省)]

では、長時間労働がなくならない理由はどこにあるのでしょうか。原因はいくつか考えられます。

  1. 長時間労働をよしと考える企業風土が定着している
  2. 業務量が多すぎる、人員が不足している
  3. 繁忙期と閑散期の差が大きい
  4. 意識改革が社内に浸透していない
  5. 生産性が向上していない

時間外労働は、従業員の健康面や精神面などに影響を及ぼす可能性があります。また企業として働き方改革に消極的であると判断されてしまうと、優秀な人材が流出してしまう、企業価値が下がるといったデメリットもあるでしょう。もしも自社の時間外労働が改善されていないと感じたならば、このあとご紹介する取組例を参考にされてはいかがでしょうか。

1 出典:厚生労働省「毎月勤労統計調査 令和2年分結果確報

時間外労働を削減するための取組

ここからは、従業員の時間外労働を削減しワークライフバランスを確保するための取組例をご紹介します。

● 労働時間の可視化
従業員の労働時間を正しく把握できていない場合は、まず労働時間の可視化を取組みましょう。
残業時間が上限を超える前に削減する方法を考え、迅速に対応できるようにするためにも、自己申告に頼らない勤怠管理システムの導入がおすすめです。

● 残業申請のルール化
本来、残業とは緊急性が高くて、かつ影響度が大きい業務が就業時間内に終わらなかった場合に、会社の命令に基づいて行うものです。そのため、「なんとなく残業する」ことが起きないようなルール作りとして、残業の申請制を導入してみましょう。事前申請とすることで長時間労働になっていないかを事前に確認できるだけでなく、残業の理由も明確となります。

● 残業をしないためのルールづくり
社内ルールとして「毎週水曜日をノー残業デーにする」、「朝方勤務を推奨し20時以降の時間外労働を原則禁止とする」などを作り、メリハリのある働き方を推奨してみましょう。
早く帰ることを企業として推奨することで、「帰りづらい」といった社内の雰囲気を変えることができるはずです。

● 経営層や管理職を含めた全従業員の意識改革
「残業削減に向けた取組を実施します」とするだけでは、取組が浸透せず、時間とともに形骸化していくケースも考えられます。ルールの必要性や残業を管理しないことによるデメリットを全従業員が理解できるように努めましょう。
また、管理職としては、部下が成果を上げられるように仕事をしやすい環境作りを心がけましょう。そして、経営層から強いメッセージを発信する、正しく評価される人事制度を設けるなど、働き方自体の意識を変えていくことが大切です。

● 業務の見直し、改善
もしも業務が属人化している、標準化できていないことで同じ業務でも時間にばらつきがあるならば、業務やスキルを平準化する取組を行いましょう。ただマニュアル化をすれば良いというわけではなく、無駄な業務は省く、より効率よくできる方法がないか見直しすることが大切です。
また、業務効率化の手段としてITツールやシステムを導入することも検討しましょう。
管理ツールによるタスクの見える化、RPAによる自動化、ワークフローシステムによる申請・承認の電子化など、様々なツールがあります。自社の業務効率化のボトルネックとなっているところはどこかを見極めて、ツールを導入しましょう。

従業員の労働時間の見える化で確かな残業対策を

長時間労働が常習化してしまうと、従業員のモチベーション低下を招くだけでなく健康面への影響もあるでしょう。ひいては企業のブランド低下に繋がる可能性も考えられます。
そういった事態を避けるためにも、まずは労働時間の正確な可視化を実現する就業管理システムの導入から始めましょう。昨今導入が進むテレワークにも対応した就業管理システムならば、柔軟な働き方にも対応できます。また、就業管理システムの導入は人事・労務部門やマネジメント層の業務効率化というメリットも期待できます。
労働時間の見える化によるサービス残業をさせない仕組み作り、そしてデータを活かした残業の原因分析・改善が、残業時間削減への近道になるはずです。

まとめ

労働基準法改正により、働きやすい環境づくりが求められる現在。残業時間の削減方法については、企業ごとに業務内容や状況が異なる為、一概にこれという正解はないでしょう。しかし、どのような対策を行うにしても、まず取り組むべきことは「従業員の勤怠管理の可視化」です。
正確に労働時間を可視化できる就業管理システムは、コロナ禍で増加するテレワーカーの労務管理にも活用できるのが特長です。また、効率的な管理は、労務・人事や経営層の仕事の効率化にも繋がります。労働時間を可視化したうえで、自社に合ったルールを策定していきましょう。

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