ワークフローシステムを使った業務の効率化

業務における申請や承認など一連のやり取りの流れを電子化することを、ワークフローシステムまたは単にワークフローと言います。業務手続を電子化することで、これまでかかっていた業務負担を減らし、スムーズかつスピーディに対応できるようになります。そしてワークフロー化により次のようなメリットが生まれます。

・ケアレスミスの防止
・業務処理に必要な文書の明確化
・作業プロセスの可視化
・業務効率化
・保存書類の省スペース化、省コスト化

このワークフローを手配業務に取り入れた場合、発注から納品までのリードタイムの短縮や電子フォーム化によるペーパーレスが実現できます。さらに業務処理プロセスの明確化によって、業務の履歴情報の取得と保管による内部統制の支援も可能となります。これは余剰在庫発注や不正などのトラブルの防止にも効果的です。

また、受注から生産業務（注文・手配・決裁）までの自動化、停滞業務箇所の把握や書類の紛失防止、決裁書類の検索時間短縮など、作業効率がアップします。

このように、ワークフローは業務の効率化と内部統制の強化に効果を発揮するシステムといえます。

ワークフローは業務プロセスの可視化により、起案した申請書の承認状況の進捗確認、証跡や決裁情報の把握を容易にすることができます。ワークフローを効果的に実施するためには、自社の実情に合わせたワークフローシステムを選定する必要があります。

システムの選定には、既存の帳票やドキュメントが活用できるかどうかが大きなポイントとなります。既存帳票フォームでシステム化が可能であれば、運用開始もスムーズに行うことができます。

このほか、内部統制や業務体制強化のためには、細やかなアクセス管理機能やログ管理機能が必要になります。また、業務の変更や人事異動・組織変更などがあった場合、ワークフローに即時反映できる柔軟さも重要なポイントとなります。

ワークフローシステムを導入するときは、承認機能がしっかりしていることはもちろんのこと、様々な変更にも柔軟に対応できるものを選ぶことをおすすめします。

弊社がご提供する人事･総務トータルシステム「ALIVE SOLUTION WF ワークフローシステム」は、本格的なデザイン機能で申請画面や承認ルートを自在に構築できるほか、高度なワークフローエンジンと充実の基本機能で、複雑な運用にも柔軟に対応いたします。そのまま使えるテンプレートで、さっと使いたいというニーズにもしっかりとお応えできます。あらゆる業務に対応できるワークフローシステムで、内部統制や業務体制強化を支援します。

詳しくは、弊社担当者もしくは第二事業本部営業部（03-5309-0622）までお気軽にお問い合わせください。

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