オンライン商談に不可欠!ビジネスパーソンが押さえるべきWeb会議マナー

働き方改革の推進や新型コロナウイルス(COVID-19)の感染対策として昨今多くの企業でテレワークが導入され、社内外を問わずWeb会議を行う機会が増えています。しかし、PC操作には慣れていてもWeb会議はなかなかスムーズに進められないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで本コラムでは、Web会議をスムーズに進めるうえでの基本的なコツや注意点、Web会議ならではのマナーについて詳しく解説します。既にWeb会議を多くこなされている方も、今一度おさらいしてみてください。

このコラムを読んで分かること

  • Web会議をスムーズに行うために事前に行える3つのポイント
  • Web会議中に気をつけたい5つのマナー

Web会議とは?押さえるべき3つのポイント

そもそもWeb会議とは、PCやタブレット、スマートフォンなどを活用し、インターネットを通じて遠隔地と会議や打ち合わせを実現するための仕組みです。グループ通話のように音声のみで開催するパターンもあれば、テレビ電話のように音声と映像で開催するパターンもあります。また、音声・映像のやり取りだけでなく、資料を共有することで参加者全員が同じ資料をみながら会議を進めることもできます。

これまでも、テレビ会議と呼ばれていた専用機器を用いた会議システムがありましたが、Web会議はインターネットに接続できる環境であれば利用できるため、専用機器が不要。また社外の方とも会議を行うことができるため、活用範囲も広いのが特長です。

ここからは主催者として、Web会議をスムーズに行うためのポイントをみていきましょう。実はWeb会議も従来の対面式の会議と同じく、事前準備が成功のコツです。

デバイスとネットワーク環境の確認

Web会議においてまずやるべきことは、デバイスおよびネットワーク環境を整えることです。
PCやスマートフォンが正常に動作するかはもちろんですが、Web会議では音声と映像をやり取りするためインターネットに安定して接続できるかを確認しましょう。また、いざ会議の開始時間になって音声が聞こえないなどのトラブルを回避するためにも、PCやスマートフォンのマイクおよびスピーカーが正常に動作するかも確認しておくことをおすすめします。例えばZoomやMicrosoft Teamsアプリを利用されている場合であれば、「テストミーティング」や「テスト通話」を行うと、スピーカーやマイクが本当に機能しているか事前に確認できます。

Web会議参加者の中には、Web会議の経験が少ない方や、環境が整っているのかわからないといったケースも考えられます。そういったケースも考慮して、Web会議ができる環境が整っているのかを事前にヒアリングすることも大切です。環境が整っているかわからない、といった場合には、利用するWeb会議ツールの簡易的な使い方などをまとめたマニュアルを渡すなどの工夫をすると良いでしょう。
Web会議参加者全員が安心して会議に参加してもらえる配慮も、Web会議の開催とスムーズな進行には欠かせません。

会議の進行方法や参加者の役割を決めておく

Web会議をスムーズに進行するためには、進行方法や各議題の時間の割り振りをあらかじめ想定しておくことが重要です。予定された時間のなかで、プレゼン、質疑応答、ディスカッション含め、有意義な会議ができるよう「会議の目的とゴール」を設定し、どの議題にどれだけの時間を割くべきかを考えたうえで進行の流れを組んでおくと良いでしょう。
また、参加者の役割を明確にしておくこともWeb会議のスムーズな進行における大切なポイントです。Web会議における役割は、下記のようなものが考えられます。

  • 主に司会進行を努めるメインスピーカー
  • 議題について専門的な知識をもち、質疑応答などに対応するスペシャリスト
  • 議事録やタイムキーパー、アジェンダの抜け漏れがないかの確認などを担当するサポーター

必ずしも上記の担当者がすべて必要になるわけではありませんが、スムーズに会議を進行するうえで必要な担当者には事前に参加できるようスケジュールを押さえておきましょう。

アジェンダと資料を作成し共有する

Web会議では対面での会議に比べて意思疎通を取りにくいと感じることがあります。そのため、参加者に共通認識を持ってもらうためにも、アジェンダを作成し事前に共有しましょう。
また、資料を用意した場合は、Web会議中に画面共有で資料を見せたとしても、状況によっては資料の細かい文字が読み取れない場合や資料自体が表示されない場合もあります。そのようなトラブルを避けるためにも、事前に参加者へ共有しておくことをおすすめします。事前に共有することで参加者は会議前に資料に目を通すことができ、内容を把握して会議に参加することができるでしょう。

限られた時間で有意義な会議とするためには、準備を怠らないことが成功のポイントです。

押さえるべきWeb会議のマナー5選

次に、Web会議時に押さえておきたいマナーを5つご紹介します。

1.周囲の明るさと背景に映るものを確認し、静かな環境で参加する
Web会議は場所の制限がなく自宅やシェアオフィスなど、どこからでも参加することができます。しかし、会議へ参加する前には、一度周囲の環境について確認しましょう。具体的には以下のような点を確認すると良いでしょう。

  • 雑音が入らない静かな環境か
  • 画面に映る表情が見えやすい明るさか
  • 背景に映り込んではいけないものがないか

会議の内容によっては、周囲に人がいない環境が望ましい場合もあります。そのためWeb会議であっても、相手を会議室にお通しするのと同じイメージ臨むのがマナーと言えます。

2.不快感を与えない服装を意識する
Web会議は自宅から手軽に参加できるとはいえ、あくまでも仕事である以上は相手に対して不快感を与えないような服装で参加することが最低限のマナーです。必ずしもスーツにネクタイである必要はありませんが、パジャマやスウェットのような部屋着は避け、清潔感のあるオフィスカジュアルを意識したほうが良いでしょう。
ただし、仕事をするうえでの服装やドレスコードは企業によっても異なります。画一的なルールやマナーは存在しないものの、相手に対して不快感を与えないことが何よりも重要です。

3.ハウリングに注意し、マイクは適宜ミュートに
会社の会議室など複数名が小さな空間でWeb会議に参加する場合、ハウリングが起こってしまうケースがあります。マイクをONにするのは1台だけにするか、PC同士が近づかないよう広い会議室を利用するなどの工夫をしましょう。
また、Web会議中はPCのキーボードを叩く音や、ちょっとした物音をマイクが拾ってしまうことがあるため、自分が発言しないときはマイクをミュートにしておきましょう。

4.最初の発言時は所属・名前を伝え、ゆっくり丁寧な話し方を心がける
参加者の顔が映し出された状態であっても、急に話し始めてしまうと誰の発言かわかりにくいものです。しっかりと自分の言葉を伝えるためにも、特に最初の発言時には「所属と名前」を伝えるようにしましょう。自分が司会進行を努めるメインスピーカーでない場合は、発言する際に都度「○○です。」と名乗ってから発言すると、参加者が多い会議でも誰の発言かわかるためおすすめです。
また、Web会議では聞き取りやすいような話し方を心がけましょう。対面で話す時よりもゆっくり・はっきり・丁寧に発言することで、自分自身に余裕も生まれるはずです。

5.退出時まで気を抜かない
退出時には「ありがとうございました。」、「失礼いたします。」など、一声かけてから退出しましょう。特に途中で退出する際に何も言わず退出してしまうと、他の参加者が困惑する恐れがあるため注意しましょう。
また、顧客とのWeb会議を主催した場合には、顧客側の参加者が全て退出してからWeb会議を終了すると良いでしょう。対面時の会議同様、ホストとしての振る舞いを心がけることが相手に良い印象を与えるはずです。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大が収束した後も、多様な働き方を推進するためにテレワークやWeb会議の需要や機会は増えていくと考えられます。はじめのうちはWeb会議の進め方に慣れず、戸惑う人も多かったかもしれませんが、現在ではWeb会議が会議スタイルとして一般的になりつつあります。

今回ご紹介してきたWeb会議におけるマナーは、ほかの参加者に対して不快感を与えないようにする目的以外にも、Web会議そのものをスムーズに進行するうえで重要なポイントです。仕事がしやすい環境を構築し、誰もがスムーズなコミュニケーションをとれるようにするためにも、改めてWeb会議のマナーを見直すきっかけになれば幸いです。

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