仕事の生産性を高める「整理整頓」・上

仕事場での整理整頓は、デスク周りをすっきりさせるだけでなく、一緒に働く仲間にもよい環境を提供します。また、“仕事ができる人は整理整頓もできる”というフレーズもよく聞きます。こうしたことから、整理整頓を心がけたいと思っている人も多いはず。しかし、いざとなるとなかなか上手にできない、何から始めたら良いか分からない、と感じている人も多いのではないでしょうか。
そこで、まずは「整理」と「整頓」の意味を改めて確認してみましょう。この2つは似たような言葉ですが、下記のような意味の違いがあります。

◆「整理」
乱れているものをそろえ、ととのえること。不必要なものを取り除くこと。

◆「整頓」
物事をととのった状態にすること。

ともに「整える」という意味がありますが、「整理」は不要な物を取り除くという意味もあり、単に片付けるだけではありません。つまり、「整理整頓」はいらない物を取り除き、きちんと片付けて整った状態にすることなのです。

次に、整理整頓ができていないと起こりやすい状況について考えてみましょう。デスクの上に書類や文具、メモなどが乱雑に置かれていたり、資料が山積みになっていたりすると、どこに何があるのか分からなくなるのではないでしょうか。また、何かを紛失するという事態も起こりやすくなります。商談に必要な資料がすぐに見つからない、電話番号を書いた大事なメモが無くなってしまった。こうしたことは、資料を探すことや再度電話番号を聞くといった手間が増え、業務のスピードを落としてしまいます。特にチームで仕事をしている場合は、全体の生産性を低下させることにもつながりかねません。
つまり、整理整頓をすることは、職場のために必要不可欠なことといえるでしょう。

まず行うべきことは、現状把握です。デスクの上や引き出しの中に入っている物をすべて一箇所に集めます。物量が多すぎる場合は、まずは書類だけ、文具・備品だけと、整理整頓する物を分類毎に分けて行ってもいいかもしれません。
次は、それらの物を「必要な物」「不要な物」「どちらか悩む物」として分類します。そして、不要な物は潔く廃棄。これが「整理」のポイントです。
最後は、必要な物は使いやすいように収納場所を決めて、そこに収めます。カテゴリーに分けて収納すると、使用するときに見つけやすいのでオススメです。どちらか悩む物に関しては、一時的に保管する場所を設け、保管期間を決めます。改めて必要だと感じた物は決められた収納場所に収め、その期間を過ぎても必要がなかった物は速やかに捨てましょう。
この整理整頓方法を定期的に行うと、いつでも綺麗に片付いたデスク周りが実現できます。

整理整頓を常に心がけておけば、必要な時に書類や物が瞬時に用意できるため、仕事の効率アップにつながります。また、整然とした美しい環境はやる気も高まり、生産性の向上も期待できるでしょう。次回は、整理整頓や収納のコツをご紹介します。

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