OCRとは？仕組み・効果・導入事例などをまとめて解説

この技術を活用すると、大量の注文書や受注帳票を短時間でデジタル化できるため、担当者の手入力作業やチェックにかかっていた時間を大幅に削減できます。企業では、入力ミスや処理漏れのリスクを抑えつつ、データの検索や転送などの後続業務までスムーズに行えるようになるでしょう。
また、FAXで届いた画像データをそのままOCRにかけることで、紙を再度スキャンする必要がなくなり、無駄な処理を減らすことが可能です。これらのポイントが、業務効率化を実現する大きな理由となっています。

OCRの基本は、画像上の文字を一つひとつ抽出し、その形状をデータベースとのマッチングによってテキスト化するプロセスです。近年はAIのディープラーニング技術を用いることで、異なるフォントや微妙なゆがみにも柔軟に対応できるようになりました。
例えばFAXで受信した帳票は、解像度の低さやノイズの影響を受けやすいものの、AI OCRは補正アルゴリズムを備えているため、従来のOCRよりも精度の高い読取りが期待できます。
こうした技術のおかげで、大量の帳票を自動処理する際でも、誤認識率を最小限に抑えられるようになりました。

企業では、受注や取引先からの発注書をFAXで受け取るケースが依然として多く見られます。
紙の書類を人力で入力する作業は、入力ミスが発生しやすいうえに時間もかかるため、人件費の増大につながります。情報化社会が加速する中で、データを迅速に扱うスキルや仕組みが求められており、OCRの導入はそうした課題解決に直接的な効果を発揮します。データ化が進めば、基幹システムとの連携や顧客管理体制の向上にもつながるでしょう。
加えて、働き方改革の一環として在宅勤務を導入する企業も増えているため、遠隔地からでも閲覧・編集できる電子データの重要性が改めて注目されています。

FAX帳票は画質の劣化や文字のつぶれ、ファイル形式の違いなどにより、一般的なOCRでは誤認識が生じやすい課題があります。そこで、FAX特化型のOCRでは、あらかじめ無駄なノイズを除去したり、解像度を補正するといった独自の機能を備えています。
また、FAXでよく使われる独特のフォーマットや、斜めに印字された文字を自動で補正する機能を持つケースもあります。こうした工夫によって、帳票読取り精度が格段に上がり、誤った情報登録の手戻りが減少するのです。
実際にAI OCRを導入している企業では、FAX受信と同時に電子化し、RPAツールへ連携することでシステム入力を自動化する取り組みが広がっています。

実際にOCRを導入するとどのようなメリットが得られるのかを具体的に示します。

もっとも大きな効果のひとつは、手動で行っていた入力や照合作業を省略化できることです。
特にFAXの受注帳票など、大量に処理すべき書類がある場合には、その削減効果は顕著に表れます。
OCRによって瞬時にテキスト化すれば、担当者が修正すべき箇所も視覚的に把握しやすくなり、最終的な確認時間も短縮されます。結果として、顧客対応や製品開発のような、より付加価値の高い業務に人員を集中できるようになるでしょう。
さらに、事前にレイアウトを学習させたOCRシステムを導入すれば、異なる種類の帳票をまとめて処理でき、効率を一段と高めることができます。

OCRにより入力作業が大幅に減れば、必然的に人件費の削減につながります。特に繁忙期に臨時スタッフを増員する必要も減り、コスト予測が立てやすくなる点は企業経営にとって大きなメリットです。
また、入力業務の削減は担当者の残業時間を減らしてワークライフバランスを改善する効果も期待できます。こうした柔軟な労働環境づくりは、社員のモチベーション向上にも寄与します。

紙の書類は、保管棚や段ボールの中で埋もれてしまいがちで、探すのに時間がかかるという難点があります。OCRを導入して帳票を電子化すれば、キーワード検索で瞬時に目的の情報を探し出せるようになります。
受注履歴や注文内容を外出先や在宅勤務中にも参照できるため、迅速な意思決定や顧客対応に役立ちます。電子化データをAIなどの分析基盤と連携し、ビジネス戦略のヒントを得ることも可能です。

紙の帳票を長期間保管するには、かなり大きなスペースが必要となり、書類の増加に伴って保管コストもかさみます。OCRを用いてデータ化すれば、電子化された文書をクラウドやサーバーに集約できるため、ペーパーレスとなり保管コストの削減が可能です。
電子化が進むことで、万一の災害時でもバックアップからの復元が容易になり、事業継続性の観点でも重要なメリットを実感できます。

OCR導入にはメリットだけでなく、現場で直面しやすい問題も存在します。
AI技術の進化によってFAXでも使いやすいOCRが増えていますが、導入後もしばらくは運用上の調整が必要となるケースが多いです。特にシステム連携の設定や、読取エラーが出やすい書類をどのように扱うか、といった点で試行錯誤を余儀なくされることがあります。
こうした課題を事前に把握しておくことで、導入後の混乱を最小限に抑えることができます。
以下では、代表的な課題を取り上げ、それぞれの対策手法について確認しましょう。
必要な設定やチューニングを怠ると、期待ほどの効果を得られなくなる場合もあるため、社内体制の整備やベンダーへの要件確認も丁寧に行うことが大切です。

FAX帳票には、受信時の画質劣化や文字の潰れなどの要因で誤認識が起こりやすいという問題があります。手書きの注文欄が混在している場合も、トラブルの原因になることが多いです。
そのため、精度を上げる工夫としては、AI OCRでノイズ除去やレイアウト補正を設定したり、あらかじめサンプルデータを多く学習させたりする方法があります。ベンダーのサポートを受けながら段階的に精度を向上させるのが望ましいでしょう。

どれほど優秀なOCRを導入しても、完璧に誤字なく読み取ることは現実的には難しいため、人による校正や最終確認の作業が発生します。特に受注業務では、金額や数量などの誤読はビジネス上の大きなリスクになり得ます。
システムだけでなく、社内フローとして校正工程を考慮しておくことで、品質を維持しながらスムーズに運用を継続できます。OCRが活躍しても、最終的な精度保証は人の目で担保する必要がある点は留意が必要です。

様々な分野でのOCR活用シーンを紹介します。
OCR技術はFAXの受注処理だけでなく、金融機関の口座開設資料や保険会社の請求書類など、幅広い領域で用いられています。導入時にカスタマイズを施すことで、それぞれの業界が持つ独自の帳票フォーマットに柔軟に対応できるためです。
また、近年では電子帳簿保存法への対応の一環として、紙の書類を速やかにデジタル化する必要性が高まっています。OCRを導入することで、法令順守と業務効率化を同時に推進できるのが魅力です。
以下では、実際にOCRが活躍している代表的な事例を見てみましょう。

スーパーや飲食チェーンなどで大量に発生する注文書や伝票の自動処理にOCRを活用する事例は多くあります。仕入先ごとに印字レイアウトが異なる場合でも、学習済みテンプレートを用いて正確な読取りを実現できます。
結果として、伝票処理のために割かれていた人的リソースを別の重要業務に振り向けることが可能になり、全体的な作業効率を大幅に上げることに成功しています。

人手による作業が中心だった業務をOCRに任せることで、少人数でも大量の帳票をこなせるようになり、労働力不足の悩みを軽減できます。特に社会全体で人件費が高騰する昨今、新たに人を採用するのではなく、業務を効率化する方向へ動く企業が増えています。
単純入力作業から解放された社員が、より高度な業務や顧客対応に集中できるようになったという声も多く、組織全体の生産性を高める施策として評価されています。

導入するOCRシステムをクラウドサービスと連携させれば、どこからでも帳票データにアクセスして検索が可能となります。営業担当者やカスタマーサポートが過去の発注履歴をすぐに確認して対応する、といった場面で特に効果を発揮します。
さらに、将来的にAI分析やビッグデータ解析に活用することも視野に入れられるため、デジタルアーカイブとしての価値が高い投資だと言えるでしょう。

以下では、OCR導入時に見落としがちなポイントをいくつか紹介します。

大量の受注帳票や複数拠点からのFAXを一括処理する場合、OCRシステム側の処理能力がボトルネックになる可能性があります。システムが想定する読み込み上限や、ピーク時の処理速度を事前に確認しておくことが大切です。
処理が遅延すると、せっかくの効率化が台無しになりかねないため、見積もり段階から処理能力とサーバー環境をしっかり把握しましょう。

OCRと一口に言っても、読取対象が印刷文字だけなのか、手書き文字にも対応しているか、あるいは日本語・英語・数字以外にどこまで認識できるかは大きく異なります。FAXの帳票内に多言語の単語や特殊記号が含まれる場合は、事前に対応可否を確認しましょう。

企業が自社仕様で作成したユニークな書式にも対応する必要がある場合、導入後に個別の項目定義や学習を追加できるOCR製品を選ぶことが望ましいです。

もし、OCR導入を検討している場合には、当社の「MELFOS」をご検討ください。
上述のようなOCR技術をベースとしつつ、FAX業務にも特化した製品として、FAXを受け取るために出社しないと業務ができない、といったFAX関連業務によくあるお悩みも解決できます。

MELFOSは、FAXで受信される注文書・申込書などを自動でOCR処理し、業務デジタル化を支援するシステムです。AI OCR対応、クラウド対応、24時間サポート体制といった強みを備えています。
MELFOSは「FAX受注のDX化」を目的とし、FAX→OCR→自動仕分け→システム連携 までをワンストップで支援できる仕組みを提供します。

最後に、OCR導入の効果とポイントを総括し、今後の業務改善への取り組みを促します。
FAX などの紙ベースの帳票を取り扱う現場においては、OCRによる電子化と自動入力が大きな効果をもたらします。作業時間の短縮はもちろん、ヒューマンエラーの削減やコストダウンにもつながり、業務全体を飛躍的に効率化できるでしょう。
ただし、導入直後は誤認識対策や運用フロー整備といった課題が存在し、完全にシステム化するためには、一部の人による校正を組み合わせる工夫が必要です。適切なOCRツールの選定と、現場ニーズに合わせたチューニングが成功のカギとなります。
今後はAI OCRとRPAを一体化させるソリューションもますます進化していくと考えられます。企業はこれらの技術を上手に取り入れ、FAXの受注処理や帳票読取りを含む多様な業務を効率化し、さらなる競争力を獲得していくことが期待されます。

OCRの導入を検討されている場合、効果に加えて課題も把握した上で、自社の現状や課題を確認する必要があります。求めるニーズによっても、必要なOCRの性能・機能は異なるため、自社の現状や課題に合わせ、適切なOCR製品を選ぶようにしましょう。

もし、OCR導入を検討している場合には、当社の「MELFOS」をご検討ください。MELFOSは、AI OCR機能で高精度な読み取りが可能なFAXOCRシステムです。FAXを受け取るために出社しないと業務ができない、といったFAX関連業務によくあるお悩みも解決できます。
専任のエキスパートによる24時間365日サポート体制もあるため安心です。ぜひ、FAXOCRを導入する際にはご検討ください。