～アフターコロナ・ウィズコロナ時代を生き抜くために～ テレワークも可能とする受注業務のデジタル化について

また、Webシステムが導入されていない卸売業者の場合、FAXの注文書にある顧客名称や顧客コードを自社システムと照合し、注文内容を手作業で打ち込むなど、担当オペレーターなくしては先に進まない業務もあります。

このようにBtoBの受注業務の多くは、いまだにアナログな方法で行なっているところもあります。新型コロナウイルス（COVID-19）のようなパンデミックや自然災害などを想定したBCP（事業継続計画）の観点からも、今まさに効率的な受注業務の整備・見直しを検討すべきタイミングがきていると言えるでしょう。

受注業務効率化に向けては、受注業務にかかわる一連の仕事をデジタル化することが必要です。とはいえ、大規模なシステムの導入や自社専用システムの開発はコストがかかり、コロナ渦で売上が低迷したり取引先が減ったりした中小企業にとっては悩ましいところです。
もうひとつの課題は、発注方法の変更に伴い顧客側にもシステム化への理解と作業負担がかかる点です。そのため、システムがあっても依然としてFAX注文自体をゼロにできない企業もあるなど、課題は尽きません。

「システム導入のコストを抑えたい」
「FAX業務にかかる時間や紙のコストを削減したい」
「運用管理や現場負担を減らしたい」
といった経営者や担当者のニーズを押さえた業務効率化の方法には、どんなものがあるのでしょうか。

実は、次の2つのポイントをおさえることで、受注業務のデジタル化を無理なく始められます。

（1）従来の業務スタイルを大きく変えずに導入できる
（2）スモールスタートできて、手間や負担を軽減できる

上記を実現できるシステムが、FAX受注業務の効率化を支援するクラウド製品「MELFOS on Demand」です。まずはスモールスタートでFAX受注をシステム化させませんか？

• 事例1：業務精度が格段に向上し、オペレーター負担を軽減
創業70年を誇る老舗化粧品メーカーのA社では、全国の販売店からの受注をEOS（電子受発注システム）にて対応していました。加えて電話やFAXによる注文もあり、ピーク時では1日の受注が約7,000件にのぼることも。FAX注文も減る見込みがなく、業務効率化を実現するシステムの導入が早急に必要でした。

導入実績とサポート体制を決め手に「MELFOS on Demand」を導入。それまでオペレーターが目視でチェックしていた注文内容を自動でチェックできるようになり、業務を簡素化することに成功しました。また、カスタマイズ機能により同一店舗からくる複数のFAX注文にも対応し、発注ミスを激減。入力効率の向上と現場オペレーターの負担軽減に大きく貢献しました。

• 事例2：FAX帳票の煩雑な仕分け業務をMELFOSで効率化
全国規模で開催される能力検定を運営するB協会。年13回開催される検定試験の申込みは全国から寄せられ、Web受付以外にも郵送やFAXの申込みが殺到します。繁忙期では1日に約900にのぼるFAXでの申込みが1台のプリンターに届き、人の手で仕分けを行なっていました。

既存環境を活用した提案にコストメリットを感じ、「MELFOS on Demand」の導入を決意。二次元コードを活用した「FAX帳票仕分け機能」によって、FAX受信時に帳票の識別を行い、指定のプリンターから出力できるようにシステム化しました。それまで朝・昼・夕方の作業分担で各1時間を有していた仕分け作業が、10分程度と大幅に削減。送信元のミスで白紙のまま送られてきたFAX帳票にも、送信者名と電話番号が明記されるようになり、確認作業も効率化されました。

• 事例3：システムのリプレースにより顧客満足度の向上と長期的運用を実現
業務プロセスのアウトソーシングビジネスを展開するC社。親会社を含めグループ全体のシステム企画・開発・保守業務を受託し、人事や経理など幅広い業務を担ってきました。長年培ってきたノウハウをもとに、現在は様々な業務のアウトソーシング受託をコア事業にしています。

ある企業から受託したFAX受注データの処理業務に対応するシステムとして、「MELFOS on Demand」を導入。処理能力やカスタマイズの対応力、保守体制など総合的な観点から顧客のデータ処理業務に対応できるシステムだと判断しました。導入後、長期的なマネジメント運用面において、「MELFOS on Demand」のリプレースを選択。サーバの台数と回線数を増設することなくデータ処理能力が1.5倍に向上し、生産性が飛躍的に高まりました。

ご紹介した3つの事例の詳細内容や、その他の事例についてはこちらからご覧いただけます。

その他の導入事例はこちら

今後、アフターコロナ時代に突入しても、企業のテレワークへのシフトが止まることはないでしょう。多くの卸売業や食品製造業が悩む「受注業務の効率化」を実現させるには、FAX受注をペーパーレス化しテレワークで受注業務を行う方法が有効です。BCPの観点も含めた受注業務の効率化・省力化は重要であり、テレワークが進む現代では受注業務のデジタル化は待ったなしと言えます。

「受注業務のデジタル化はわかっているけど、導入コストが気になる」

とお悩みの経営者様もいます。卸販売を行う企業のほとんどは中小企業であり、資金面で苦しいところが少なくありません。新型コロナウイルスによる自粛期間などで取引先が休業、又は営業時間短縮を行なった影響で、受注件数も大幅に減ってしまったという企業様もいるでしょう。

コスト面でお悩みの経営者様に、「MELFOS on Demand」は非常にメリットのあるシステムです。初期費用がネックとなる小規模な受注拠点への導入コストを抑え、スモールスタートが可能。受信FAXを手作業で確認・返信している小規模企業の導入実績も豊富です。さらに、IT資産保有のコストも同時に抑えることができます。
また、1日に数百枚のFAXが送られてくる事業所の場合、システム化によって紙の使用量を削減し、オペレーターの作業負担も減らすことができ、業務効率化につながります。

自然災害や感染症といったリスクに備え、テレワークに対応した業務効率化を実現するなら「MELFOS on Demand」がおすすめです。自社の受注業務の効率化・省力化方法でお悩みの経営者様は「MELFOS on Demand」の導入を是非ご検討ください。