業務効率化のアイデアに！ECRSの原則とは？

そこで、業務改善のアイデアを考えるにあたって役立つ考え方が、「ECRS（イクルス）の原則」というフレームワークです。もともとは、製造現場での業務効率化のために編み出されました。

しかし、今ではデスクワークや営業、小売業、サービス業など、さまざま業務・業種で応用されています。
「ECRS」は、

• Eliminate（排除：取り除く）
• Combine（結合：つなげる）
• Rearrange（交換：組み替える）
• Simplify（簡素：簡素化する）

の4つの頭文字を指します。「ECRSの原則」はこれら4つの視点に立ち、業務改善効果の高い順にE→C→R→Sの順で見直していくものです。
それでは、「ECRS」の各ステップを確認していきましょう。

まず初めに、無駄な業務を「取り除く」ことを考えます。「実はなくせる業務がないか」という視点で、業務や工程を見直してみましょう。業務の目的や目標を改めて確認し照らし合わせてみると、無駄な業務が見えやすいです。
また、いつも「当たり前」のように行っている作業がルーチン化しているだけで、それほど重要ではない可能性もあります。業務そのものに影響しないと思われる「習慣」は、思い切ってやめてしまうのもひとつの方法です。

続いて行うのは、業務を「つなげる」作業です。似ている作業を同時に進める、複数の作業を並行して進めることで、工数を減らすことが目的です。
例えば、会議を開催したときに、定例会も同時に行ってしまえば会議の数や会議にかける時間そのものを節約できますし、メールをグループ送信するだけでも、手間を省くことになります。また、営業データを使い似たような集計表を複数作成しているのであれば、集計表を1つにまとめてしまう方法もあります。
この結合は業務をつなげるだけでなく、類似した業務をする部署がいつくか存在した場合に、部署自体を統合することで人員削減を図ることも手法の1つです。

「Eliminate（取り除く）」「Combine（つなげる）」といった方法が難しい場合、業務に優先順位をつけ作業する、もしくは作業順番や作業内容を「組み替え」て、業務効率を改善できるか検討していきます。
例えば資料を作成する場合、事前にテンプレートを作成しておけば、作業効率が格段に上がります。また、客先提出資料など上長の確認を得られないと出せない資料がある場合は、確認に要する時間を考えて先に資料を作成し、上長が確認中に他の仕事を行うと効率的です。
ほかにも業務を細分化し、一部を専門業者に委託するといった方法もありますし、作業を行う担当者を変更することも考えます。

最後に、作業の一部を「簡素化」してもその作業をきちんと完結できるか、同じ成果がでるのかを検討しましょう。複雑な作業は、一見「必要不可欠」に見えて無駄な工程を含んでいることがあります。作業を「シンプル」にすることを目指せば、工数を削減することはもちろん、気持ちの面でも余裕が生まれます。簡素化が行われることで属人化が解消され、誰でも、同じ品質で同じ業務をすることができることも期待できます。
例えば自動車メーカーで言えば、車種Aと車種Bで使用するボルトなど部品を統一することも、簡素化を行う1つです。

働き方改革関連法案が施行された今、「働き方改革」と聞いて「残業時間の削減」をイメージする方は多いと思います。しかし、具体的な対策のないまま残業時間を減らすことに注力してしまうと、サービスや製品の品質低下につながる可能性があり、結果として業績の悪化を招く恐れがあるだけでなく、企業と従業員間の軋轢を生むことになりかねません。

残業時間の削減は、あくまで業務効率化によってもたらされる多くの「価値」のひとつです。無駄を省き、今までの仕事をより早く、より高い質でこなすことで、作業時間あたりの売上や利益が上がります。その結果、コスト削減や生産性向上へと繋がることが、業務効率化の本来の目的です。
また、たとえ作業時間が同じであったとしても、今までよりも高い価値を生み出すことが出来たのであれば、時間短縮と同等もしくはそれ以上の効果があると言えます。

今までのやり方や慣習を見直すことは、決して容易ではありません。ですが、「これまでと同じことが良いこと」という思い込みを取り、常に最善なものはなにか？という視点でアイデアを出すためにも、ぜひ「ECRS」の活用を検討してはいかがでしょうか。