忘れていませんか？管理職の労働時間把握について

今回のコラムで取り上げる「管理職」は、「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者」である「管理監督者」を指します。管理監督者の定義は労働基準法によって定められており、「職務内容」「責任と権限」「勤務態様」「待遇」の4つの定義に当てはまった人が「管理監督者」に該当します。
具体的な判断基準としては、厚生労働省が作成した「労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために」というパンフレットの中で、以下のように示されています。

「世間一般で言う管理職＝管理監督者」ではなく、管理職の一部に管理監督者が含まれる、と考えると分かりやすいかと思います。

管理職（管理監督者の場合）は「経営者と一体的な立場にあり、自らの労働時間に一定の裁量がある」という考えから、一般の従業員のように労働基準法が適用されない部分があります。

極端な例ですが、管理職の休日出勤に対し割増賃金や休日出勤手当を支給しなくても、労働基準法上の違反にはならないのです。このような「労働基準法の規定が一部適用されない」ことを悪用し、いわゆる「名ばかり管理職」という社会的な問題が発生しています。名ばかり管理職とは、企業独自の基準で管理職と決められ、残業代や割増賃金が支払われていない従業員のことをいいます。労働時間や休日等に関する規定から適用除外であることを逆手に取り、労働実態の把握もせず労働を酷使させられた結果、過労死を招く事態の発生や訴訟に発展するケースなどもありました。
さらに、2019年4月の働き方改革関連法施行により、従業員の時間外労働の上限が法律で規制されたことで、部下の業務を管理職が対応することになり、結果的に管理職がさらなる長時間労働を強いられる…という事態も、危惧されました。
そのような背景などもあったことから、2019年4月に働き方改革関連法のひとつである労働安全衛生法が改正され、従業員と同様に管理職の労働時間を把握することが義務化されました。

管理職の労働時間把握義務化の背景には、先程ご紹介した「長時間労働による健康被害や心的リスクから守るため」という安全衛生上の配慮という面とは別に、もう1つの理由があります。それは、「深夜割増賃金の支払いや年次有給休暇の取得義務があるため」です。
管理職において労働基準法の適用外なのは「労働時間」や「休日」の規定のみであり、深夜割増賃金の支払い（※）ならびに年次有給休暇の付与・取得については、管理職であっても適用されます。つまり、労働時間を把握しておかないと、深夜割増賃金の未払いや有給休暇未取得により、労働基準法違反となってしまうのです。深夜割増賃金については、労働安全衛生法が改正される以前から変わらないことなのですが、管理職には全ての手当を支給しなくても良いと誤解している企業も少なくありません。今後は、労働基準法違反だけでなく、労働安全衛生法違反の罰則を受けることにもなるため、企業としても知らなかったでは済まされない状況にあると言えます。

労働基準法では、従業員の出勤簿やタイムカードなど、労働時間を記録した「労働関係に関する重要な書類」を3年間保存することを義務付けています。この度改正された労働安全衛生法では、出勤記録の保存対象に管理職（管理監督者）や裁量労働制の対象者も含めるよう指示しています。つまり、一般的な従業員と同様のルールで労働時間を把握しておくべきだということです。
大企業においては2019年4月から長時間労働の上限規制が適用されたため、既に何らかの対策を取られているでしょうが、中小企業の方はまだ対策が不十分ということもあろうかと思います。そこで、厚生労働省が策定した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を参考に、改めて労働時間を把握する際のポイントをご紹介します。

始業・終業時刻を記録する原則的な方法は、以下のいずれかです。
（1）使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
（2）タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

（1）の方法は、少人数の企業であれば対応できそうですが、企業側が全従業員の労働時間を確認する必要があるため、現実的ではないように感じます。やはり（2）のように、タイムカードやパソコンの使用時間などによる「客観的な記録」を基に確認ができる仕組みがおすすめです。既にタイムカードによる打刻の仕組みをお持ちであれば、管理職にも同じように行うよう指導すれば良いのですが、

• 全従業員のタイムカードを保管する手間や、場所の確保が大変
• タイムカードに記載された情報を給与計算用に集計する手間やミスの懸念
• 不正にタイムカードを打刻していないかチェックできない

などの懸念や問題点があることは容易に想像できます。そのため、できればこの機会に、パソコン等の使用時間（ログインからログアウトまでの時間）を記録するシステムの導入や、ICカードを搭載した社員証による入退室時刻を記録する機器の設置、などを検討されることをおすすめします。

やむを得ない場合に限り、自己申告により始業・終業時刻を記録することも認められていますが、その場合、

• ルールなどをしっかり説明し、適正に自己申告をさせること
• 実労働時間と自己申告に差異がないかをチェックすること
• 自己申告をした時間を超えて事業所内にいた場合には、理由を確認し労働時間とみなされるかチェックすること

など、様々な措置を企業としては行う必要があります。また、実労働時間に差異がないかについては、「客観的に記録を取っていた場合であっても、必要に応じて実態調査をすること」とされているため、

• タイムカードと併用して入退室時刻を記録するシステムを導入する
• パソコンの操作ログと入退室記録のダブルチェックを行う

など、ダブルチェックができる仕組みを取り入れることを、検討しましょう。

本来、労働時間とは「会社の指揮命令下に置かれている時間であり、会社の明示又は黙示の指示により社員が業務に従事する時間」のことを指します。よって、

• 参加を義務づけられている朝礼
• 店舗が開く前の掃除の時間
• 参加が義務づけられている研修
• 業務時間中に仕事が終わらないことを上司も黙認している状態で、自宅で作業した時間
• 上司からの指示で早朝出社し作業した時間

これらは会社により指示された業務であるため、労働時間となります。人によっては労働時間とみなして良いか、判断が異なることもあるでしょう。しかし、曖昧なことを曖昧なままにしておくと、労使間のトラブルを招きかねません。全ての例を挙げることは難しいですが、企業として「労働時間とするもの・しないもの」の事例などを作成し、全労働者に周知させるなどの対策も進めましょう。労働者も企業側もお互いが納得し、労働者に気持ちよく働いてもらうための仕組みを作ることも、大切ではないでしょうか。

働き方改革関連法は、長時間労働の是正や過重労働の防止などを目的に施行されました。しかし、これまでにご紹介してきた通り、働き方改革によって一般の従業員の労働時間が減った分、そのしわ寄せが管理職の人々に来てしまう…といった事態も珍しくないのです。こうした事態を改善するためには、企業は管理職も含めた全従業員の労働時間や健康状態を、適切に把握しておく必要があります。改めてこの機会に、自社の労働時間管理方法が適正かどうか、見直されてはいかがでしょうか。

現在タイムカードや従業員による自己申告のみで労働時間を管理している企業は、この機会にシステム導入を検討されてはいかがでしょうか。