企業におけるペーパーレス化の推進方法

新型コロナウイルス(COVID-19)の感染拡大防止が最優先となったニューノーマル時代。私たちの働き方も大きく変わってきており、その象徴的な取組のひとつがテレワークです。しかし、従来のような紙媒体での社内外の手続きや業務は、テレワーク導入の妨げになりかねません。
そこで注目されているのが、「ペーパーレス化」です。ペーパーレス化は業務負荷の軽減や書類の紛失リスク抑制などの観点からみても、有効な取組のひとつであると言えます。
そこで今回のコラムでは、ペーパーレス化のメリットや推進方法、有効なシステムなどをご紹介します。業務担当者はもちろん、経営層やマネジメント層の方にとっても参考になる内容ですので、ぜひ最後までお読みいただき参考にしてみてください。

企業がペーパーレス化を進める5つのメリット

そもそも「ペーパーレス化」とは、いままで紙で管理をしていた資料や文書のデジタル化を進めると共に、無駄な資料や文書があればそういった資料の作成自体を見直し、業務のスリム化・効率化を進める取組のことです。では、企業がペーパーレス化を推進することで得られるメリットとは、具体的にはどのようなものがあるのでしょうか。今回は5つのポイントをご紹介します。

(1)業務効率化
必要な紙文書を探す場合、きちんとファイリングされていればまだ見つけることは容易かもしれませんが、もし大量のファイルの中から探さなければならないとなったら…。考えるだけでも、非効率なことがわかります。文書がペーパーレス化されデータ化されることにより、検索機能を使えば必要な文書をすぐに見つけ出すことが可能となります。また、文書の種類ごとにフォルダを分ければ、何がどこに入っているのかが明確になるでしょう。

書類を使った業務は部署によって異なりますが、特に人事総務部門の場合は社会保険や労働保険に関する手続き書類や給与明細など、人事業務に関わる重要な情報が未だに紙文書で管理されている企業も少なくありません。業務に応じたITシステムを導入すれば、ペーパーレス化を推進するだけでなく、業務効率化は大幅に果たされるでしょう。

(2)書類の紛失リスク低減
そもそも紙がなくなれば、重要な書類を誤って破棄してしまったり、社外に置き忘れてしまったりするリスクを低減できます。また、データに閲覧権限を設定したりパスワードをつけることで、情報漏洩が起きてしまう危険を少なくすることもできます。

(3)リモートワーク対応
会社から物理的に離れた場所で業務を行うリモートワークやテレワークでは、そもそも必要な書類をどこからでも閲覧できなければ仕事になりません。また、書類の捺印のために会社に行くのでは、効率的とはいえません。
ペーパーレス化は、これからの柔軟な働き方を実現する上で、必須要素と言えるでしょう。

(4)災害時の復旧対策(BCP対策)
紙の書類だと、仮に保管場所が災害にあった場合に紛失してしまう恐れがあります。しかし、資料や文書がデジタル化されていて、分散化やクラウド環境などに保管されていれば復元できます。
万が一のリスクに備えるためにも、ペーパーレス化は有効です。

(5)経費削減
書類を印刷するためのコピー用紙やトナー代はもちろんですが、書類のファイリングおよび管理するための人件費、保管場所代なども含め、様々な経費の削減につながります。

ペーパーレス化の推進方法

ペーパーレス化に対応するためには、どのような手順・方法で進めるのが良いのでしょうか。今回は一例として、ペーパーレス化に向けて準備するべきことや具体的な流れをご紹介します。

● 紙を用いて行っている業務や文書をピックアップ
まずは現在の業務の中で、紙を用いて行なっているものをピックアップします。ペーパーレス化が可能であるかを判断するためにも、その資料や文書を分類分し、どんな目的で誰が使うための資料・文書なのかを洗い出しましょう。

● ペーパーレス化が可能な業務を切り分ける
洗い出した業務の中で、ペーパーレス化が可能な業務とそうでないものを切り分けます。取引先や顧客とのやり取りで紙媒体の書類を使用している場合や、法律で書類の提出や保管が定められているもの以外は、社内での調整や業務フローを見直すことでペーパーレス化を実現できないか検討してみましょう。

● ペーパーレス化に必要なツールやシステムを選定
ペーパーレス化が可能な業務を割り出すことができたら、ペーパーレス化したい業務に対応できるツールやシステムを選定します。書類をPDF化し従業員が個別にデータを管理する方法もありますが、より業務効率化の効果を高めるのであれば、クラウドサービスや文書管理システム、業務に応じたITシステムを導入されることをおすすめします。

● 意義や目的を社内へ周知する
ペーパーレス化の目的や意義に対する理解を従業員から得られてから実行に進まなければ、従来の慣れた方法に戻ってしまい、結局紙資料が無くならないということも考えられます。また、ツールを導入したけれども使いこなせず、逆に非効率になってしまうことも。
そのため、なぜこの業務をペーパーレス化するのか、目的やメリットを丁寧に従業員に周知しましょう。また、ITリテラシーがそこまで高くない従業員もいると考えて、誰が見ても理解できるマニュアルを用意する、教育期間を設ける、ヘルプデスクを設置するなども検討しましょう。

● 効果を見える化する
ペーパーレス化を行うことで「生産性が向上する・効率化に繋がる」、と言われても具体的にイメージしにくいかもしれません。できれば数値としてどのくらい効果があったのかを見える化し、従業員にも展開しましょう。効果を実感することで、ペーパーレス化の推進にもつながるはずです。

(効果の見える化 例)

  • 紙代や印刷代コストがXXXX円削減できた
  • これまで申請にXX日要していたが、Y日で完了した
  • 大量にある帳票の中から必要な書類をすぐに取り出せた

ペーパーレス化に有効なITツール・システム

ペーパーレス化の実現に向けたITツールやシステムの導入は、有効な手段のひとつです。例えば社内決裁には電子決裁システム、社内文書の管理にはファイル共有システム、労務業務に関する手続きには電子申請システムといったように、用途に応じてシステムは最適化されています。
ペーパーレス化のITツール・システム導入には、少なからずコストがかかります。しかし、メリットや得られる効果などトータルで考えると、業務に精通したツールやシステムを利用したほうが効率的といえるでしょう。

ペーパーレス化を推進する上で特におすすめしたいITシステムの具体例として、当社ソリューションである「電子帳票システム e-image」と、「社会保険労務システム ARDIO」の2つをご紹介します。

電子帳票システム e-image

「電子帳票システム e-image」は、印刷データを取り込み、帳票の電子化やペーパーレス化を実現する帳票ソリューションです。
e-imageで管理している帳票データは、簡単に閲覧・検索・二次利用ができるだけでなく、高度な検索機能で必要な帳票をすぐに見つけることも可能です。また、閲覧権やアクセス権の設定機能、ログ管理機能なども充実しています。さらに、「請求書」や「納品書」といった種類別や、「担当者別」、「日付別」に書類を自動分類できる機能も搭載しています。
メール・FAX送信なども自動化できるので、業務が大幅に効率化されます。

e-imageはリリースから20年という歴史があり、これまでに1,600社を超える企業に導入してきた実績を誇る信頼性の高いサービスです。JIIMA(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)認証を取得しているため、電子帳簿保存法に対応したいとお考えの企業様にも安心してお使いいただけます。

電子帳票システム導入にe-imageが選ばれる理由とは!?

社会保険労務システム ARDIO

「社会保険労務システム ARDIO」は、社会保険労務に関する手続きを「もっとラクに、もっとセキュアに」をコンセプトとして作られた、社会保険労務に必要な機能を広範囲に装備したシステムです。
基本共通システムを中心として、社会保険システムや給与計算システム、労働保険システム、電子申請システムなどの機能が搭載されており、外部データやシステムとの柔軟な連携も可能です。
また、2020年4月から義務化となった社会保険・労働保険の手続きにおける電子申請手続きにも、ARDIOは対応しております。紙の申請書類を作成する必要もなくなるだけでなく、ハローワークへの移動時間、公文書の送付の手間などを大幅に削減できます。
さらに、データの安全を守るためのさまざまな機能を備えており、マイナンバーなどの情報漏えいリスク対策も万全です。

1973年の発売以来、常に変化する社会保険労務の業務に迅速に対応すると共に、培われた社会保険労務の業務ノウハウをサポートに活かし、専門知識を持つシステムエンジニア、インフラエンジニアが、ARDIOの導入や初期設定、そして日々の運用までを丁寧にサポートいたします。

社会保険手続きはARDIOでこんなに変わる!

ARDIOによってペーパーレス化に成功した企業事例

ARDIOの導入によってペーパーレス化が大きく進んだ事例をひとつご紹介します。

世界最大級の特殊鋼メーカーであるA社では、雇用保険に関する手続きの多くを実務担当者2名による手作業でこなしており、非情に負担がかかっていました。そこで、業務効率化と電子申請への対応を見据えて、労務管理業務をシステム化、合わせて電子申請に対応することになりました。A社がすでに導入していた人事・給与システムとの連携が容易に行えるなどの理由から、「社会保険労務システム ARDIO」を採用しました。

ARDIOの操作性がシンプルかつ簡単であったため、実務担当者が業務に迷うことなく移行でき、本稼働から3ヶ月程で軌道に乗せることができました。また、ARDIOの導入により、手作業で進めていた業務の工数は半減。ハローワークとの書類のやり取りに要していた時間も、郵送で行なっていた時は1週間ほどかかっていたのが、電子申請では手続きの翌日には戻ってくるなど、ペーパーレス化と大幅な業務効率化に成功しています。

まとめ

ペーパーレス化の実現は、業務効率化や経費削減など様々なメリットがあります。これまで紙書類による申請が当たり前とされてきた社会保険業務や労務業務も、今後は電子申請が浸透していくことでしょう。
ペーパーレス化を進めるためには、自社に合った最適なITツールやシステムの選定が重要です。今回ご紹介した「電子帳票システム e-image」と「社会保険労務システム ARDIO」は、ペーパーレス化に大いに貢献するシステムです。システムの導入や運用に関する不安があってもしっかりとサポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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