会議がクリアになる議事録のポイント・下

議事録は会議の要点を簡潔にまとめたものなので、本来ならば誰が作成してもほぼ同じ内容になるはずですが、実際は作成者のスキルや経験によって仕上がりに歴然とした差が出てしまいます。
優れた議事録を作成するためには何が必要なのでしょうか。上、中では初心者向けの基礎知識をご紹介しましたが、今回は議事録のレベルアップを図るためのポイントをご紹介します。経験者の方もぜひ参考にしてください。

このひと手間で差が出る!会議で行うべき3つのポイント

ここでご紹介するひと手間を行うことで、議事録の出来栄えが大きく異なる可能性を秘めています。実践しやすいものから取り入れてみましょう。

(1)会議開催前にレジュメを確認しよう

色々な意見が交錯する会議の中で要点を掴むためには、事前に議題の論点を頭に入れておく必要があります。そのために活用するべきなのが会議の前に配布されるレジュメです。
レジュメには会議の趣旨が要約されているので、しっかりと目を通して全体を把握しておきましょう。議論される内容について知識が足りないと感じたら、下調べをしておくことも大切なプロセスです。
レジュメの重要性を見直して、議事録に記載するべきことと不要なことを的確に取捨選択しましょう。

(2)メモの取り方を工夫して議論の要点を掴もう

会議中に必死でメモを取ったのに、後で読み返してみたら全く意味がわからなかったという経験をしたことはありませんか?議論の内容を発言順にそのまま書き連ねていても、なかなか要点を掴むことができません。そんなときは、メモの取り方を少し工夫してみましょう。
例えば質疑応答形式で議論が進行する場合は、ノートを縦半分に区切ったりページを分けたりするなどして、質問と回答が対になるようにメモを取っておくと、読み返したときに議論の流れを掴みやすくなります。
議題に対してランダムに意見を出し合う場合でも、賛成意見と反対意見を分けて書いておけば、誰の発言が決定事項に至る決め手になったのかを判断しやすくなるでしょう。
とても簡単なことですが効果的な方法なので、ぜひ試してみてください。

(3)会議の終わりに決定事項や作業内容を確認しよう

言葉でのやり取りは解釈に齟齬が生じやすいため、会議の内容に対して必ずしも全員が共通認識を持っているとは限りません。議事録を回覧した後で認識の違いが発覚し、再度議論の場を設けなければいけないというような事態になれば、プロジェクトの進行が滞ってしまいます。
そのようなリスクを軽減するためにも、決定事項や作業内容などの重要な項目は会議中に漏らすことなくメモを取っておき、会議の最後に必ず出席者全員の合意を得るようにしましょう。

まとめ

様々な意見が飛び交う会議の中から要点を掴めるかどうかで、議事録の出来栄えは大きく左右されます。もちろん経験を積むことも必要ですが、会議前の下準備や会議中に行うべきことを見直すことでレベルアップは可能です。
議事録には作成者の会議に対する理解度が反映されるため、上司や先輩は厳しい目でチェックをしています。優れた議事録を作成して実力をアピールしましょう。

『会議がクリアになる議事録のポイント』をおさらいしたい方はこちらから

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