会議がクリアになる議事録のポイント・中

次はいよいよ議事録の作成です。しかし、議事録の作成に慣れていない人は、何を書けばいいのかわからず手が止まってしまうかもしれません。そんなときは、過去の会議の議事録をお手本にしましょう。具体的なイメージを掴むことができれば作業も捗ります。
書き方を参考にするという以外にも、複数回にわたって会議が行われる大規模なプロジェクトや、定期的に開催される定例会議の議事録を作成する場合は、会議の前に過去の議事録を確認して、今までの経緯や今回の論点などを把握しておく必要があります。
会議中は過去の議題が話題に上がったり、話が横道にそれてしまったりすることも少なくありません。過去の議事録から会議の詳細を汲み取り、会議中はしっかりとメモを取って、必要な部分だけを簡潔にまとめられるようにしましょう。

さて、いよいよ議事録を実際に書いてみましょう。ここでは社内で行われた「第3回　●●についての検討会」に参加したと仮定してみます。
前号でご紹介した『議事録に何を書くか』を思い出しながら見ていきましょう。

まずは「会議の名称、参加者、日時、場所」を記載します。開催日時は後で見返した際にわかりやすいよう、「月日」だけでなく「年」も記入しておくことをおすすめします。また、参加者は目上順に所属と名前を記入しましょう。もし、取引先と打合せを行った場合であれば、参加者欄の書き方は以下のようにしましょう。

参加者　：　取引先社名様　人事部：S部長、T主任
　　　　　　自社名　A、B、C

次に、「要旨」の欄には議題ごとの決定事項を記載します。このように決定事項を目立つ場所に書くことで、参加していない人が見てもこの検討会で話し合われたポイントがわかります。
その後には、決定するまでにどのような議論がされたのかを簡潔にまとめましょう。書かなくても良いと判断した要素は削ぎ落とし、必要な情報のみを書きましょう。

最後は、次回の検討会までに必要となった作業を明確にします。その作業を「誰が」「いつまでに」「何をする」かを記載しましょう。もし、次回検討会の開催予定日が決まっている場合には開催予定日を入れておくことも良いでしょう。

具体的なイメージがないまま作業に取り掛かっても、時間がかかるばかりで作業は捗りません。議事録作成に慣れていない人は、今回ご紹介した議事録の例文や、社内にある過去の議事録を参考にしながら、まとめるべきポイントをしっかりと把握することが大切です。回数をこなしていけば、自分なりの書き方が確立されていきます。議事録の作成を指導する立場の人も、なるべく具体的な例を挙げながら説明することを心掛けましょう。

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