改正電子帳簿保存法に対応し、ペーパーレス化を支える「電子帳票システム e-image シリーズ」【ビジネスレポート】
公開:2022年01月26日
日本企業のペーパーレス化がいよいよ本格化しています。2022年1月から施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引データの電子保存が義務化されます。電子取引を行っている企業において、従来許可されていた書面出力での保存は禁止され、電子保存が必須要件となりました。
三菱電機ITソリューションズ株式会社(MDSOL)の「e-imageシリーズ」は、電子帳簿保存法の要件に遵守した形で帳票の電子保存が可能なシステムです。さらにSCSK株式会社のEDIサービス「スマクラ」との連携でEDIデータの自動電子保存にも対応しました。
テレワークの普及・浸透により企業のペーパーレス化が加速
ペーパーレス化は長らく日本企業の課題とされていました。しかし、新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの普及・浸透は、日本企業のペーパーレス化を大きく後押ししています。
業務に必要な書類を電子化しネットワーク経由で閲覧できれば、書類を閲覧するためだけに出社する必要はなくなります。
もちろん、印刷や保管コストの削減、検索性の向上といったペーパーレス化のメリットも享受できます。
ただし、帳簿や請求書や納品書などの電子保存には注意が必要です。国税に関係する帳簿や証憑を電子保存する場合には、電子帳簿保存法(以下、電帳法)に対応した形で保存する必要があります。これには改ざん防止や検索性の確保などが求められ、単に受領したファイルを保存するだけでは電帳法が求める要件を満たせません。
電帳法対応システムの開発には法律の知識が必要で、運用ルールの策定や今後の法改正への対応なども考慮すると自社開発は困難です。多くの企業にとっては電帳法対応のパッケージシステムやクラウドサービスを導入するのが有効です。
1,600社で利用されている電帳法対応の電子帳票システム「e-image」
MDSOLの「e-imageシリーズ」は、電帳法に対応した形で帳簿や証憑を保存できる電子帳票システムです。
既存の各種システムやPCの印刷データを取り込んで保存・管理し、素早い検索や閲覧が可能です。保存データの自動仕訳やCSVデータへの変換、メール配信などにも対応し、ペーパーレス化だけでなく、データの利活用や業務効率化のツールとしても活用できます。
MDSOLの中村はe-imageの特長を次のように語ります。
「e-imageは全国で約1,600社のお客様に導入していただいている実績あるソリューションです。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認証する電子帳簿ソフト法的要件認証を取得していますので、確実な電帳法への対応が可能です」
2022年1月から電子取引データの電子保存が義務化
電子帳簿保存法は1998年に施行以来、何度か改正されてきました。令和3年度税制改正でも電子帳簿等保存制度の見直しが行われました。この改正の大きなポイントが、電子取引データの電子保存が義務化されたことです。
従来は、EDI(電子データ交換)などの電子的手段を用いて受発注を行った場合でも、証憑を紙に印刷して保存することが認められていました。
しかし、2022年1月からはすべての電子取引データを電子帳簿保存法の規定に準拠した形で電子保存する必要があります。
さらに、適切にデータを保存していないと国税当局から判断された場合には重加算税の徴収や青色申告の承認取消などの処分を受ける可能性があります。
このため電子的に取引を行っている全ての企業が電子保存に対応する必要に迫られています。
EDIデータを電帳法対応で保存する「スマクラ for e-image」
EDIによる電子取引を行っている企業が改正電子帳簿保存法に対応するために最適なサービスが「スマクラ for e-image」です。
「スマクラ」はSCSKの提供するクラウド型のEDIサービスです。本部契約300社以上、年間数十兆円の取引情報のやりとりを支えています。
スマクラ for e-imageを利用することで、企業間でやりとりされているスマクラのEDIデータをe-imageに自動連携、保存します。保存されたデータはインターネット経由で検索・閲覧が可能です。もちろん、改正電帳法に対応しています。
SCSK 産業事業グループ 産業ソリューション事業本部 営業部 第二課 課長の中川卓哉氏はスマクラ for e-imageのメリットについて次のように語ります。
「すでにEDIサービスをご利用のお客様は、スマクラ for e-imageを追加採用していただくだけで、短期間かつ低コストに改正電帳法に対応した電子保存が可能になります。クラウド側で自動保存することで、お客様側では要件定義、タイムスタンプの付与、運用ルールの定義や人員の確保などが不要になります。今回の電子保存の義務化を機会に自社運用のEDIからスマクラへ切り替えられたお客様もいらっしゃいます」
EDIデータの電子保存はアウトソーシングのメリットが大きい
スマクラ for e-imageはクラウドサービスとして提供されるため、導入のハードルが低いことが特長です。クラウドサービスであるスマクラ for e-imageは、通信環境以外の設備投資を必要としません。
SCSK 産業事業グループ 産業ソリューション事業本部 産業ソリューション第四部 第一課 シニアエンジニアの山田浩暢氏は、「スマクラ for e-imageはインターネット回線があれば保存したデータの検索・閲覧が可能です。アクセス時にはIPアドレスの制限やSSL通信によってセキュリティーを確保しています」と語ります。
また、今回の改正電帳法では取引データの保存をクラウドサービスにアウトソーシングするメリットが大きくなっています。
「データを自社で保存する場合には法律対応をお客様自身で担保する必要があります。改正電帳法ではEDIデータをクラウド上に保存することが認められており、スマクラ for e-imageをご利用いただくだけで法律対応が可能です」(山田氏)
2024年の電子インボイスの保存を見据えて2年前から連携
EDIデータの保存システムとしてe-imageを選択した理由について、中川氏は以下のような理由を挙げます。
「いくつかのシステムを比較検討しましたが、e-imageは多くの導入実績があったことが決め手になりました。機能的には取り込んだデータを帳票化できるところがポイントでした。また、データを閲覧するビューアーのライセンスが無料という点もスマクラ利用者のニーズに合っていました。お客様へのデモンストレーションでも高評価をいただいたことも選定の後押しになりました」
MDSOLの中村はスマクラとe-imageの連携について次のように語ります。
「e-imageはもともと印刷データを取り込んで保存する仕組みです。スマクラとの連携のお話をいただいてEDIデータの取り込みを検討してみると、技術的には大きな変更なしにスムーズに対応することができました」
SCSKとMDSOLでは、今回の法改正対応に留まらず、長期的な視野で電子保存サービスの開発を進めています。
「スマクラ for e-imageは、もともと2023年10月に施行される適格請求書等保存方式(インボイス制度)に向けて2年前からMDSOLと一緒に開発を進めていたものです。すでに基本的な部分は完成していたので、今回の法改正にも素早く対応することができました。もちろん将来の電子インボイス保存への対応も進めていきます」(中川氏)
「今回のスマクラとの連携によってe-imageにはクラウド基盤での提供という新しい展開が広がりました。e-imageは汎用性の高いシステムですので、今後は、取引以外の情報も含めた広範囲な電子保存ニーズに応えるご提案をしていきたいと思います」(中村)
記事について
電子帳票システム e-imageのご紹介
電子帳票システム e-imageは、2022年1月1日から施行された電子帳簿保存法の法改正を遵守した形で帳票の電子保存が可能です。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)から「電子帳簿ソフト法的要件認証(パターン2:保存)」の認証を取得しており、電子帳簿保存法の保存要件対応を個々に確認する必要無く、安心かつスムーズに導入しご利用いただけます。e-imageの試使用版はお問い合わせからご連絡ください。
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